Der Weg weg vom Papier ist eine der wohl größten Errungenschaften der Digitalisierung. Experten sprechen vor diesem Hintergrund nicht umsonst vom ‚digitalen‘ Neustart, der den Arbeitsalltag branchenübergreifend effizienter gestalten soll. Ganz zentral ist hier die Prozessdigitalisierung in Form digitaler Workflows, die Arbeitsabläufe und interne Unternehmensprozesse nicht nur ressourcenschonender, sondern auch zeit- und kostensparender machen soll.
Was ist ein Workflow?
Workflows bezeichnen gemeinhin die Organisation von Vorgängen oder Prozessen in Unternehmen, Kanzleien oder Betrieben. Damit stellt ein Workflow gewissermaßen einen Arbeitsablaufplan dar, in dem neben den Aufgaben auch die unterschiedlichen Einheiten innerhalb eines Unternehmensprozesses festgehalten sind.
In Zeiten des dynamischen Wandels des Marktes werden Workflows besonders gerne dazu eingesetzt, Arbeitsabläufe zu optimieren und so die Effizienz und Effektivität zu steigern, sowie eine Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams zu gewährleisten und intern wie extern für mehr Transparenz zu sorgen.
Welche Prozesse lassen sich am besten digitalisieren?
In der Regel gibt es für fast jeden Prozess die Möglichkeit der Digitalisierung, sofern dieser a) nach einem bestimmten Schema abläuft, b) dokumentiert bzw. protokolliert werden soll und c) strukturiert sein muss. So kann etwa die Handhabung von Eingangspost oder Auftragseingängen in einen digitalen Workflow umgewandelt werden.
Wie kann eine effektive Prozessdigitalisierung aussehen?
Klassischer Prozess
- Post geht an zentraler Stelle ein
- Post wird von einem Mitarbeiter/ einer Mitarbeiterin geöffnet und persönlich an die jeweiligen Adressaten verteilt
Digitaler Workflow (Version 1)
- Post geht an zentraler Stelle ein
- Post wird von einem Mitarbeiter/ einer Mitarbeiterin eingescannt und über ein Dokumentenmanagementsystem an die jeweiligen Adressaten verteilt
Digitaler Workflow (Version 2)
- Post geht in elektronischer Form an zentraler Stelle ein
- Post wird von einem Mitarbeiter/ einer Mitarbeiterin über ein Dokumentenmanagementsystem an die jeweiligen Adressaten verteilt
Digitaler Workflow (Version 3)
- Post geht über ein elektronisches Postfach direkt beim jeweiligen Adressaten ein
Praxisbeispiel: Digitale Workflows im Personalwesen
Das folgende Beispiel zeigt anhand von drei Modellen, wie digitale Workflows den Arbeitsalltag von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Personalwesen erleichtern können.
Beim Onboarding-Prozess sind 3 von 5 Schritte ausschließlich digital: die Erstellung des Dienstvertrags, die Übermittlung der Mitarbeiterinformation sowie die Einrichtung der IT-Zugänge.
Beim Offboarding-Prozess laufen 3 von 4 Schritten digital ab: Das Verfassen sowie die Übermittlung des Kündigungsschreibens, die Abmeldung bei den Versicherungen über entsprechende IT-Schnittstellen sowie die Ausstellung des Arbeitszeugnisses.
Beim Freigabeprozesse von Urlaubsanträgen vollziehen sich beide Schritte vollends elektronisch: Der Mitarbeiter reicht seinen Urlaub elektronisch ein, der Vorgesetzte antwortet entweder mit einer Urlaubsfreigabe oder einer Untersagung.
Hindernisse bei der Implementierung digitaler Workflows
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist jedoch bei weitem nicht flawless. Denn auch wenn die Prozessdigitalisierung mehr Effektivität und Effizienz verspricht, so kann sie keineswegs als ‚Allheilmittel‘ bezeichnet werden. Im Gegenteil, mit der falschen IT-Infrastruktur oder Software wird zwar meist ein Problem behoben, an anderer Stelle jedoch ein neues geschaffen. Umso wichtiger, sich vorab hinreichend über unterschiedliche IT-Lösungen zu informieren. Denn eine Software ist nur so gut, wie sie sich auch gewinnbringend in bestehende Unternehmens- und Prozessstrukturen implementieren lässt. Gleichzeitig stellt auch die Skepsis der Mitarbeiter eine nicht zu unterschätzende Hürde dar. Nach wie vor sträuben sich Viele davor, Abläufe und interne Prozesse digital zu gestalten – insbesondere dann, wenn auf Seiten der Mitarbeiter nur geringes Prozesswissen vorliegt.
Wir möchten die Prozessdigitalisierung aber keineswegs schwarzmalen! Im Gegenteil, gut implementierte, optimal auf das Unternehmen und dessen Prozesse abgestimmte Workflows bergen zahlreiche Vorteile.
Vorteile digitaler Workflows auf einen Blick
- Kostenersparnis
- Zeitersparnis
- Aufwandsersparnis
- Papierersparnis und damit bessere Umweltbilanz
- Mehr Struktur bei der Erledigung von Aufgaben
- Mehr Transparenz
- Bessere Kommunikation
- Erhöhte Effektivität und Effizienz
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Automatisierte Workflows: Wann lässt sich mein digitaler Prozess automatisieren?
Haben Unternehmen bereits bestimmte Geschäftsprozesse in digitale Workflows umgewandelt, kann überlegt werden, ob sich der ein oder andere Workflow nicht sogar zur Automatisierung eignet. Denn automatisierte Workflows können zu weiterer Entlastung der Mitarbeiter beitragen und so neue Kapazitäten für andere Aufgaben schaffen. Doch welche digitalen Workflows eignen sich besonders gut zur Automatisierung? Und welche Geschäftsprozesse sollten hinsichtlich weiterhin klassisch mit Manpower erledigt werden?
Experten sind sich einig, dass sich grundsätzlich jeder digitale Workflow automatisieren lässt, der a) häufig oder immer in einem bestimmten Rhythmus/ nach einem bestimmten Zeitplan erledigt werden muss, b) keine komplexen Sachverhalte abbildet, c) standardisiert werden kann und d) Mitarbeiter von wichtigeren, gewinnbringenderen Aufgaben abhält.