Kanzleiberatung
Kanzleiorganisation
Ihre Vorteile einer Kanzleiorganisation von DHP
Die passende Organisationsstruktur für Ihre Kanzlei
Spezialisierung Kanzlei - jahrelange Erfahrung in der Branche
für erfolgsversprechende Ergebnisse mit Ihnen
Ist-Analyse Ihrer derzeitigen Kanzleiorganisation
als Basis für eine gute Zusammenarbeit
Professionelle & individuelle Beratung
für Ihre Organisationsstruktur in der Kanzlei
Maßnahmen zur Optimierung Ihrer Unternehmensstruktur
damit Sie sich auch zukünftig verändern können
Lösungen für den Veränderungsprozess
zur optimalen Kommunikation und Mitarbeiterführung
»Je größer der Laden desto wichtiger die Organisation.«
Boris Melzer
Melzer & Kollegen / Steuerkanzlei
PROFITIEREN SIE VON EINER OPTIMIERTEN ORGNISATIONSSTRUKTUR.
Projektablauf Kanzleiorganisation
1. Zieldefinition & Beratung
In einem ersten Beratungsgespräch formulieren wir gemeinsam mit Ihnen geeignete Ziele für die Umsetzung der optimierten Organisationsstruktur Ihrer Kanzlei.
2. Situationsanalyse
Wir führen einen genau Analyse Ihres Unternehmens durch und prüfen es auf Stärken und Schwächen. Die Organisationsstruktur wird dabei auf die spezifischen Unternehmensfunktionen, Managementprozesse sowie Entscheidungsstrukturen der Führungskräfte überprüft.
3. Organisationsaufbau & Abläufe
Wir entwickeln geeignete Lösungsvorschläge und eine optimierte Organisationsstruktur für Ihre Kanzlei und begleiten Sie bei der Umsetzung aller Maßnahmen. Wir definieren Organigramme und Strukturen und legen zukünftige Arbeitsabläufe in der Kanzlei fest.
4. Auswahl Informationssystem
Wir legen gemeinsam mit Ihnen fest, welches Informationssystem für Sie am meisten geeignet ist und implementieren dieses in Ihre Kanzleistruktur.
5. Mitarbeitermotivation
Integration der Mitarbeiter in den Veränderungsprozess zur Steigerung der Akzeptanz der Maßnahmen. Wir coachen Sie hinsichtlich der Motivation Ihrer Mitarbeiter. Wir helfen Ihnen Anreize zu schaffen und das Arbeitsklima zu verbessern.
DONGUS HOSPACH PARTNER – die Kanzlei Experten
Wirtschaftliche Erfolgsfaktoren für Ihre Kanzlei
Klare Strukturen und Prozesse, eingespielte Teams und verständliche Kommunikationsabläufe sind wesentliche Erfolgsfaktoren. Die Herausforderungen im Aufbau und der Etablierung einer erfolgreichen Kanzleiorganisation liegen in den externen und internen Faktoren, die die Struktur einer Organisation prägen. Hier eine kurze Übersicht zu den Faktoren:
- Kanzleistrategie
- Führungskräfte und Mitarbeiter der Unternehmung
- Unternehmenskultur
- Mandanten der Kanzlei
- Wirtschaftliches Umfeld
- Soziales Umfeld
Der kontinuierliche Wandel der Faktoren erfordert eine aktive Auseinandersetzung mit der Kanzleiorganisation. Veränderungen im Umfeld, bei Menschen und Leistungen führen dazu, dass auch erfolgreiche Kanzleikonzepte angepasst und verbessert werden müssen. Große Umgestaltungen stehen immer dann an, wenn es zu Veränderungen in der Knazleiführung und -kultur kommt. Speziell der Zusammenschluss von Kanzleien oder die Integration einer neuen Führungskräftegeneration führen zu entscheidenden Erneuerungen der Organisation.
Organisationsaufbau – Arbeitsabläufe
Der Aufbau der Organisation bestimmt die gesamten Arbeitsabläufe in der Kanzlei. Angefangen bei der Organisation des Sekretariats und den damit verbundenen Aufgaben wie z.B. Postannahme, Postverteilung, Schreib- und Diktataufgaben bis hin zur Definition der Teamgrößen, Team- und Abteilungsleiter und dem Aufgabenfeld der Partner werden in der Organisationsberatung und dem Aufbau der entsprechenden Organigramme alle Punkte analysiert und definiert.
Schnelle Verbesserungen durch Optimierung der Strukturen
Kanzleiorganisation – die Arbeit zur Optimierung der Abläufe und Prozesse in der Kanzlei hat eine direkte Auswirkung auf die Rentabilität und auch die Stimmung der Mitarbeiter in der Kanzlei.
So bestimmt z.B. die Kanzleiorganisation wie viele Mandanten in einer bestimmten Zeitspanne betreut werden können. Besonders in den Standardaufgaben der Steuerberatung wie z.B. die Lohnbuchhaltung oder die Finanzbuchhaltung lassen sich hier schnell gute Ergebnisse durch eine Optimierung der Organisation erzielen.
Motivation der Mitarbeiter
Die Motivation der Mitarbeiter und die Zufriedenheit mit dem Arbeitgeber entscheiden über den Erfolg der Kanzlei. Speziell im Bereich der Steuerkanzleien sind Mitarbeiter zum größten Engpassfaktor geworden. Umso bedeutungsvoller wird die Optimierung der Organisation zur Steigerung der Motivation der Kanzleimitarbeiter. Ein gutes Arbeitsklima sorgt für beste Arbeitsergebnisse und die Chance über ein gutes Arbeitgeberimage immer wieder neue Mitarbeiter zu bekommen.
Informationsfluss bzw. Informationssysteme
Information ist das wichtigste Gut in der Kanzlei. Das beginnt bei der Gewinnung neuer Informationen zu den Veränderungen der Steuergesetze und endet beim Austausch der Mitarbeiter zu fallbezogenen Informationen, die für die Bearbeitung der Mandantenaufträge relevant sind. Für die Optimierung der Zusammenarbeit in der Kanzlei und mit den Mandanten ist es besonders wichtig, klare Kommunikationsprozesse zu haben.
So wurde z.B. in der Vergangenheit nahezu in jeder Kanzlei ein Posteingangs- und -ausgangsbuch geführt, um immer einen klaren Nachweis über die Kommunikationsabläufe zu haben. Heute gibt es auf Basis der technischen Möglichkeiten eine Vielzahl von Lösungen, wie die Arbeit in der Kanzlei und der Austausch mit den Mandanten transparent und effektiv gestaltet werden kan
Personaleinsatz
Jeder Mitarbeiter sollte seinen Fähigkeiten und Neigungen entsprechend optimal eingesetzt werden. Die Entwicklungen im Kanzleialltag und die hohe Innovationsgeschwindigkeit bei Softwarepartnern wie z.B. DATEV verlangt von den Mitarbeitern eine kontinuierliche Lernbereitschaft.
Für ein optimales Arbeitsklima ist es daher sehr wichtig, den Mitarbeitern mit allen Aufgaben in der Kanzlei immer eine Herausforderung zur Weiterentwicklung zu bieten und gleichzeitig damit keine Überforderung zu erzeugen.
Zu diesem Zweck wird im ersten Schritt erfasst, welche Aufgaben in einer Kanzlei anfallen. Dabei werden alle Bereiche berücksichtigt vom Posteingang über Aktenorganisation, Buchführung, EDV-Management bis zur Beratung der Mandanten.
Change-Management Prozesse entwickeln – Mit den folgenden Maßnahmen:
- Entwicklung der Change-Agenda
- Aktivierung der Organisation
- Definition und Verankerung der angestrebten Organisationsziele
- Strategische und einheitliche Kommunikation
Kanzleien nehmen mit uns Kontakt auf, wenn sie über Veränderungen nachdenken, diese schon vollzogen haben oder ein angestoßener Prozess ins Stocken gerät. Als Kanzleiberater nehmen wir diese Situationen an, prüfen die Möglichkeiten und erstellen Konzepte, mit denen das Management und die Mitarbeiter erfolgreich eine neue Unternehmensorganisation aufbauen können.
Optimale Kanzleiorganisation als Grundstein Ihres Erfolgs
Beratung zur Optimierung Ihrer Kanzleiorganisation
Nutzen Sie Ihre Ressourcen und Potenziale effektiv
- Gemeinsamer Kick-off zur Definition möglicher Ziele
- systemische Beratung und Situationsanalyse der aktuellen Unternehmensorganisation
- Identifikation von Stärken und Schwächen anhand der Analyseergebnisse
- Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen einen geeigneten Organisationsaufbau und Arbeitsabläufe
- Nutzen Sie erprobte Systeme für einen optimalen Informationsfluss.
- Setzen Sie Ihr Personal gezielt und effizient ein.
- Maßnahmen zur Restrukturierung oder Reorganisation Ihrer Kanzlei
- ganzheitliche
Lösungsvorschläge für Ihr Change Management
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