Weltweit surft die Arbeitswelt bereits seit einiger Zeit auf der Agilitätswelle: Überall soll schneller, besser, effizienter gearbeitet werden. Doch was verbirgt sich dahinter? Und wie lassen sich agile Prozesse in der Praxis umsetzen?

Wir räumen im heutigen Blogartikel mit dem neuen alten Agilitäts-Trend auf und erklären Ihnen, worauf es bei agilen Ansätzen ankommt.

Warum brauchen Unternehmen agiles Prozessmanagement?

Die vergangenen Jahrzehnte waren von zahlreichen technologischen Neuerungen geprägt, die nicht nur das öffentliche und private Leben auf den Kopf gestellt haben, sondern auch die Arbeitswelt weltweit einem Wandel unterzogen haben. Die Digitalisierung ist heute fester Bestandteil des Lebens – sowohl im Beruflichen als auch im Privaten. Digitale Prozesse sind hier nicht mehr wegzudenken.

Gleichzeitig beobachten wir fast täglich, wie sich der Markt wandelt, wie immer wieder neue Technologien Eingang in die Arbeitswelt finden und damit das Arbeitsleben verändern. Ein Ende dieser dynamischen Entwicklungen ist sobald nicht in Sicht – im Gegenteil: Es wird erwartet, dass die globale Vernetzung, die Innovationen der Informations- und Kommunikationstechnologien sowie der technologische Wandel in den kommenden Jahren einen Hochpunkt erreichen wird. Jene Fortschritte sind, ganz objektiv betrachtet, durchaus wünschenswert, da sie ganz neue Möglichkeiten schaffen. Gleichzeitig wächst hierdurch jedoch auch der Druck auf Unternehmen, sich stets an die neuen Herausforderungen anzupassen. Denn mit einem sich wandelnden Markt, verändern sich auch die Anforderungen der Kunden.

Das VUCA Modell

Genau hier setzt das sog. VUCA Modell an, in dem es aufzeigt, welche Grenzen klassisches Prozessmanagement besitzt.

Volatile (unbeständig): Dynamische Entwicklungen in Sachen Digitalisierung und Globalisierung nehmen Einfluss auf den Markt. Die stete Veränderung ist der neue Normalzustand.

Uncertain (unsicher): Entscheidungen müssen trotz unzureichender oder unvollständiger Informationen getrofen werden.

Complex (komplex): Viele Technologien agieren automatisiert, KI ist auf dem Vormarsch. Was sich hinter den einzelnen Technologien verbirgt, entzieht sich dabei oft dem Verständnis der breiten Masse.

Ambiguous (mehrdeutig): Die Grenzen zwischen Wahrheit und Fälschung sind in der digitalen Welt sehr verschwommen.

Um diesen Herausforderungen zu trotzen und auch langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen nicht nur besonders anpassungsfähig und flexibel sein, sondern vor allem eine nie dagewesene Reaktionsschnelligkeit an den Tag legen. Ein Weg, dies zu tun besteht im agilen Prozessmanagement.

Klassisches vs. agiles Prozessmanagement

Das klassische Prozessmanagement (auch: Geschäftsprozessmanagement) kennt im Wesentlichen die vier Schritte: Planung, Durchführung, Controlling und Optimierung.

Agiles Prozessmanagement geht im Kern zwar denselben Weg, bringt jedoch neue Denkweisen, Ansätze und Methoden mit ins Spiel. Ziel agiler Prozesse ist damit die Vermeidung von Zeit- und Ressourcenverschwendung sowie die kontinuierliche Optimierung und Verbesserung. Dies gelingt durch unterschiedliche Methoden.

Methoden des agilen Prozessmanagements: Design Thinking & Scrum

Methode 1: Design Thinking

  • Einsatzbereich: Strategische Prozessorganisation
  • Hauptfokus liegt auf Ursache-Wirkungsbeziehungen, die nicht selten sehr komplex und chaotisch sind.
  • Ziel der Design Thinking Methode ist es, eine greifbare Lösung zu finden.

Das Design Thinking setzt sich aus sechs Phasen zusammen, die allesamt in Rückkopplung zueinanderstehen. Durch einen iterativen (= sich wiederholenden) Prozess werden nach und nach Ergebnisse generiert.

Design Thinking Prozess

Methode 2: Scrum

  • Einsatzbereich: Prozessgestaltung
  • Hauptfokus ist das Wissen aus vergangenen Erfahrungen aktiv für künftige Entscheidungen zu nutzen. Dabei wird insbesondere auf Transparenz, Überprüfung sowie Anpassung gesetzt.
  • Ziel der Scrum Methode ist die Optimierung der Prognosesicherheit sowie die Kontrolle von Risiken.

Agile Ansätze brauchen eine neue Unternehmenskultur

Doch für Unternehmen reicht es nicht aus, agile Prozesse zu implementieren, um konkurrenzfähig zu bleiben. Vielmehr müssen agile Ansätze auch im Unternehmen gelebt werden, d.h. fester Bestandteil der Unternehmenskultur werden. Gleichzeitig müssen alle Mitarbeiter Teil der Agilitätsbewegung des Unternehmens werden – denn Agilität betrifft alle. Und sagte nicht schon Elon Musk, Mitbegründer und CEO von Tesla Motors: „Ein Unternehmen ist nur so gut wie seine Mitarbeiter und ihre Passion dafür, etwas zu erschaffen.“

Wie können Arbeitgeber agiles Arbeiten fördern?

Erster Schritt in Richtung agiles Arbeiten ist das Aufbrechen starrer Hierarchien und stilogetriebener Unternehmensstrukturen. Ebenso wichtig ist das Etablieren einer gesunden, positiven Fehlerkultur sowie das Fördern von Eigenverantwortung. Sind diese Voraussetzungen einmal erfüllt, sind Unternehmen schon auf einem guten Weg in Richtung Agilität. Im Anschluss hieran heißt es, in Form von Pilotprojekten neue Prozesse Stück für Stück im Unternehmen zu implementieren und die Mitarbeiter so an der Umstellung teilhaben zu lassen. Durch ein schrittweises Heranführen an neue Prozesse und ein agiles Prozessmanagement wird Arbeitnehmern die Angst vor Veränderungen genommen – ein Faktor der sich auch positiv auf das Arbeitsklima und die allgemeine Akzeptanz neuer Methoden, Ansätze und Arbeitsweisen auswirkt.