Die Arbeitswelt in Deutschland befindet sich im Wandel. Remote Work, digitale Mandantenkommunikation und flexible Arbeitsplatzmodelle verändern auch die Organisation von Steuer- und Anwaltskanzleien. Begriffe wie Coworking, Shared Desks oder flexible Arbeitsplätze sind längst nicht mehr nur Start-ups oder Kreativbranchen vorbehalten. Auch Kanzleien beginnen, ihre Bürostrukturen neu zu denken.
Gleichzeitig sorgt eine aktuelle Entscheidung des Bundesgerichtshof (BGH) für Diskussionen innerhalb der juristischen Branche. Das Gericht stellte klar, dass ein reiner Coworking-Arbeitsplatz ohne dauerhaft verfügbaren Büroraum nicht ausreicht, um die gesetzliche Kanzleipflicht zu erfüllen. Für Kanzleien bedeutet das: Flexible Arbeitsmodelle sind möglich – müssen aber rechtssicher umgesetzt werden.
Dieser Beitrag zeigt, welche Rolle Coworking und Shared Desks in der Kanzlei spielen können, welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten und wie Kanzleien flexible Arbeitsmodelle sinnvoll einsetzen.
Warum Coworking und Shared Desks für Kanzleien immer relevanter werden
Die Digitalisierung hat viele klassische Kanzleiprozesse verändert. Mandantenkommunikation erfolgt zunehmend digital, Dokumente werden elektronisch verwaltet und Meetings finden häufig virtuell statt. Dadurch verliert der klassische feste Einzelarbeitsplatz an Bedeutung.
Coworking in der Kanzlei bietet mehrere Vorteile:
- effizientere Nutzung von Büroflächen
- flexiblere Arbeitsmodelle für Mitarbeiter
- geringere Fixkosten für Büroräume
- bessere Vereinbarkeit von Remote Work und Präsenzarbeit
- gesteigerte Mitarbeitermotivation
Insbesondere Shared Desks – also gemeinsam genutzte Arbeitsplätze ohne feste Zuordnung – gewinnen an Bedeutung. Mitarbeitende nutzen einen Arbeitsplatz nur dann, wenn sie im Büro arbeiten.
Für Kanzleien mit hybriden Arbeitsmodellen kann dies erhebliche Kostenvorteile bringen.
Beispiel: Flächenbedarf im Vergleich
| Modell | Arbeitsplätze | Bürofläche | Kostenstruktur |
|---|---|---|---|
| Klassisches Kanzleibüro | 1 Arbeitsplatz pro Mitarbeiter | hoher Flächenbedarf | hohe Fixkosten |
| Shared Desk Modell | 0,6–0,8 Arbeitsplätze pro Mitarbeiter | deutlich geringerer Flächenbedarf | reduzierte Mietkosten |
| Coworking Space | flexible Nutzung | minimaler Flächenbedarf | variable Kosten |
Gerade junge Kanzleien oder spezialisierte Einzelanwälte profitieren von Coworking-Modellen, da sie professionelle Infrastruktur nutzen können, ohne sofort eigene Büroflächen anzumieten.
Was bedeutet Coworking konkret für Kanzleien?
Der Begriff Coworking beschreibt eine Arbeitsform, bei der mehrere unabhängige Nutzer eine gemeinsame Büroinfrastruktur verwenden. In modernen Coworking Spaces stehen in der Regel folgende Ressourcen zur Verfügung:
- Arbeitsplätze (Shared Desks oder feste Büros)
- Besprechungsräume
- Empfangs- und Telefonservice
- IT-Infrastruktur
- Postannahme und administrative Unterstützung
Für Kanzleien kann Coworking in der Kanzlei auf verschiedene Weise umgesetzt werden:
- Interne Shared Desks innerhalb der eigenen Kanzlei
- Anmietung einzelner Büroräume in einem Coworking Space
- Flexible Nutzung von Arbeitsplätzen und Meetingräumen
Während interne Shared-Desk-Modelle rechtlich meist unproblematisch sind, stellt sich bei externen Coworking Spaces die Frage nach der berufsrechtlichen Zulässigkeit.
Das BGH-Urteil: Welche Grenzen gelten für Coworking in der Kanzlei?
Die aktuelle Diskussion wurde durch eine Entscheidung des Bundesgerichtshof ausgelöst. Im zugrunde liegenden Fall wollte ein Rechtsanwalt seine Kanzleiadresse in einem Workspace betreiben, ohne dort dauerhaft eigene Büroräume anzumieten.
Stattdessen nutzte er:
- einen Briefkasten mit Kanzleinamen
- Telefonservice mit Anrufweiterleitung
- bei Bedarf buchbare Besprechungsräume
Die zuständige Rechtsanwaltskammer Berlin sah darin einen Verstoß gegen die Kanzleipflicht und erteilte eine sogenannte „missbilligende Belehrung“.
Der BGH bestätigte diese Auffassung.
Kernaussage des Urteils
Nach § 27 der Bundesrechtsanwaltsordnung muss ein Anwalt eine Kanzlei unterhalten, in der er gewöhnlich seiner anwaltlichen Tätigkeit nachgeht.
Das Gericht stellte klar:
- Ein Briefkasten mit Telefonservice reicht nicht aus
- Ein Anwalt muss dauerhaft über eigene Kanzleiräume verfügen
- Diese Räume müssen für Mandanten erreichbar und nutzbar sein
Das bedeutet jedoch kein generelles Verbot von Coworking.
Ist Coworking für Kanzleien trotzdem möglich?
Ja – das Urteil schließt Coworking in der Kanzlei nicht aus, sondern grenzt lediglich bestimmte Modelle aus.
Entscheidend ist, dass der Anwalt über dauerhaft verfügbare Büroräume verfügt.
Zulässige und problematische Modelle
| Modell | Zulässigkeit | Begründung |
|---|---|---|
| Eigenes Büro im Coworking Space | zulässig | dauerhafte Nutzung möglich |
| Coworking mit festen Büroräumen | zulässig | erfüllt Kanzleipflicht |
| Shared Desk ohne festen Raum | problematisch | keine dauerhafte Kanzlei |
| Briefkasten + Meetingraum | unzulässig | keine echte Kanzlei |
Für Kanzleien bedeutet dies: Coworking ist rechtssicher möglich, solange ein dauerhaft angemieteter Büroraum vorhanden ist.
Shared Desks innerhalb der Kanzlei: Ein unterschätztes Modell
Während externes Coworking rechtliche Fragen aufwerfen kann, bieten Shared Desks innerhalb der Kanzlei eine besonders attraktive Alternative.
Hierbei bleibt die Kanzlei vollständig Eigentümer oder Mieter der Bürofläche, organisiert jedoch die Arbeitsplatznutzung flexibel.
Typische Konzepte sind:
- Desk Sharing für Teilzeitkräfte
- Hybridarbeitsplätze für Remote-Mitarbeiter
- Projektarbeitsplätze für temporäre Teams
Vorteile für Kanzleien
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Flächeneffizienz | weniger ungenutzte Arbeitsplätze |
| Flexibilität | Anpassung an hybride Arbeitsmodelle |
| Kostenreduktion | geringerer Büroflächenbedarf |
| moderne Arbeitgebermarke | attraktiv für junge Fachkräfte |
Gerade Steuer- und Anwaltskanzleien, die zunehmend hybride Arbeitsmodelle anbieten, können durch Shared Desks ihre Büroflächen deutlich effizienter nutzen.
Wie lässt sich Coworking rechtssicher in der Kanzlei umsetzen?
Für Kanzleien, die Coworking oder Shared Desks einsetzen möchten, sind einige Punkte besonders wichtig.
1. Dauerhafte Kanzleiräume sicherstellen
Für Rechtsanwälte gilt weiterhin die Pflicht, eine physische Kanzlei zu unterhalten. Das kann auch ein Büro innerhalb eines Coworking Spaces sein – solange es dauerhaft angemietet ist.
2. Vertraulichkeit gewährleisten
Sowohl Steuerberater als auch Anwälte unterliegen strengen Verschwiegenheitspflichten. Coworking Spaces müssen daher:
- geschlossene Besprechungsräume bieten
- vertrauliche Gespräche ermöglichen
- sichere IT-Infrastruktur bereitstellen
3. Mandantenkommunikation professionell organisieren
Ein professioneller Empfangs- oder Telefonservice kann sinnvoll sein, ersetzt aber keine echte Kanzleipräsenz.
4. Datenschutz und IT-Sicherheit beachten
Besonders wichtig sind:
- DSGVO-konforme Netzwerke
- sichere Dokumentenverwaltung
- kontrollierter Zugang zu Kanzleidaten
Fazit: Coworking und Shared Desks werden auch in Kanzleien an Bedeutung gewinnen
Trotz der aktuellen Rechtsprechung bleibt Coworking in der Kanzlei ein relevantes Zukunftsthema. Das Urteil des Bundesgerichtshof schränkt lediglich bestimmte Modelle ein, bestätigt jedoch indirekt, dass flexible Arbeitsplatzkonzepte grundsätzlich möglich sind.
Die Entwicklung zeigt jedoch deutlich: Die Arbeitswelt verändert sich – auch in der juristischen Branche. Kanzleien, die frühzeitig auf flexible Arbeitsmodelle, Coworking und Shared Desks setzen, können nicht nur Kosten senken, sondern auch ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern.
Damit wird Coworking in der Kanzlei künftig weniger eine Frage der Möglichkeit sein – sondern vielmehr eine strategische Entscheidung über die Organisation moderner juristischer Arbeit.