Remote-Onboarding: Wie die Einarbeitung in Ihre Kanzlei auch online ein voller Erfolg wird 

Vom Papierkram zur Cloud: Wie Online-Onboarding Kanzleien in die Moderne katapultiert

Zu Zeiten der Coronapandemie hat die gesamte Arbeitswelt nach Lösungen suchen müssen, wie alle Prozesse weiterlaufen können, ohne dass das Unternehmen von den Betriebsausfällen erheblichen Schaden erleidet. Die Lösung war, von der Arbeit vor Ort auf Remote-Arbeit zu wechseln. Die Coronapandemie haben wir mittlerweile lange überstanden, dennoch hat sich gezeigt, dass Remote-Work in einigen Bereichen eine effiziente Lösung sein kann. Sodass sich dies bis heute durchgesetzt hat.   Ein Beispiel für einen solchen Prozess, der aufgrund der Coronapandemie immer häufiger als Remote-Prozess von Statten geht ist das Onboarding neuer Mitarbeitenden. In diesem Artikel möchten wir uns näher mit dem Prozess des Remote-Onboardings befassen und darauf eingehen, worauf Sie als Steuerberater oder Anwälte besonders achten sollten 

Digitales Onboarding – Was darf man darunter verstehen? Besonderheiten 

Das klassische Onboarding teilt sich in drei Phasen. Das Preboarding, die Orientierungsphase und die Integrationsphase. Beim Remote-Onboarding geht es darum, neue Mitarbeitende mithilfe eines 100%igen Online-Prozesses durch diese Phasen zu leiten. Auf etwaige Offline-Komponente wird gänzlich verzichtet. Es geht darum, die neuen Mitarbeiter möglichst effizient in den neuen Arbeitsalltag einzuführen. Ziel ist ein automatisierter Prozess ohne zusätzlichen Personalaufwand. 

Was gilt es beim Remote-Onboarding zu beachten? 

Um ein Remote-Onboarding durchzuführen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Welcher Prozess am besten funktioniert, ist von den Strukturen und den Prozessen in Ihrer Kanzlei oder Ihres Steuerbüros abhängig. Das bedeutet, dass am Ende Sie entscheiden müssen, welche Art von Remote-Onboarding am besten zu Ihrer Kanzlei passt, welche Softwares Sie verwenden wollen, wie viel Zeit Sie für das Onboarding in Anspruch nehmen wollen etc. 

Allerdings gibt es verschiedene Remote-Onboarding Variationen, von denen Sie sich inspirieren lassen können: 

• Digitales Social Intranet: Besonders leicht lässt sich ein Remote-Onboarding dann, wenn Ihre Kanzlei bereits ein digitales Social Intranet besitzt. Typische Merkmale eines digitalen Social Intranets umfassen Profilseiten für Mitarbeiter, Aktivitäts-Feeds, Kommentarfunktionen, Gruppen- und Diskussionsforen sowie die Möglichkeit, Dokumente und Ressourcen zu teilen oder zu downloaden. So können neue Mitarbeitende direkt auf alle notwendigen Dokumente zugreifen, downloaden und bearbeiten. 

• Abläufe aufzeichnen: Ein weiterer großer Vorteil des Remote-Onboardings ist, dass Sie Prozessbestandteile bequem aufzeichnen und späteren Onboarding-Kandidaten zur Verfügung stellen können. Ob es sich dabei um eine kleine Willkommenspräsentation oder eine bestimmte Ablauferklärung handelt, das bleibt letztendlich Ihnen überlassen. Hier müssen Sie wieder entscheiden, welche Prozesse sich für eine Aufzeichnung gut eignen und welche doch eher zusätzlicher Erklärung bedürfen.

• klare / nachvollziehbare Darstellung: Eine klare Darstellung der Abläufe ist beim Remote-Onboarding besonders wichtig. Denn unter Umständen bearbeiten neue Mitarbeitende einige Materialien selbst ohne die Möglichkeit einer direkten Rückfrage. Sind Anweisungen oder Beschreibungen dann unklar oder unzureichend beschrieben, dann verlieren Sie wertvolle Zeit für Ihren Onboarding Prozess. Stellen SIe also sicher, dass alle Ihre Materialien, die Sie Ihren zukünftigen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen, so verständlich wie möglich zur Verfügung stellen. 

• Unternehmenskultur vermitteln: Es ist allgemein bekannt, dass im Online-Austausch nicht selten Schlüsselaspekte der Kommunikation verloren gehen. Was im Alltag zumeist schnell bereinigt werden kann, kann in der Arbeitswelt schnell zu ungewollten Konsequenzen sowohl für Sie als Arbeitgeber, als auch für Ihre zukünftigen Mitarbeitenden führen. Ein überaus wichtiger Aspekt ist, dass Sie es schaffen, Ihre Kanzleikultur und Ihre Werte den Mitarbeitenden zu vermitteln. So vermeiden Sie, dass diese ein falsches Bild von Ihrer Kanzlei bekommen und die Zusammenarbeit von Beginn an etwas gehemmt ist. 

Welche Software eignet sich für das digitale Onboarding? 

Sowohl für Sie zur allgemeinen Übersicht, als auch für neue Mitarbeitende zum besseren Verständnis, ist es für ein Remote-Onboarding Prozess notwendig, dass Sie eine Plattform haben, auf der Sie alle notwendigen Materialien bündeln können. Mittlerweile gibt es verschiedene Anbieter, die solche Plattformen zur Verfügung stellen. Nachfolgend finden Sie einige bestbewertete Beispiele: 

• Recruitee: Recruitee ist eine webbasierte Bewerbermanagement- und Rekrutierungssoftware, die Sie verwenden können, um den gesamten Prozess der Mitarbeitergewinnung und -auswahl effizient zu organisieren. Die Software ermöglicht es Personalabteilungen, Recruiter und Personalverantwortlichen, Bewerbungen, Lebensläufe, Kommunikation mit Kandidaten, Stellenausschreibungen und andere relevante Informationen an einem zentralen Ort zu verwalten. Der Anbieter gewährt eine 18-tägige Testversion.
• Kenjo: Kenjo unterstützt das Onboarding von Mitarbeitern, indem es eine Vielzahl von Tools und Funktionen bereitstellt, die den Prozess effizienter und strukturierter gestalten. Auch hier können Sie digitale Onboarding-Workflows festlegen, Dokumente bereitstellen sowie Checklisten und Aufgaben anlegen. Auch ist es möglich, E-Learning über diese Plattform bereitzustellen, um Ihren neuen Mitarbeitenden den Einstieg zu erleichtern. 

• Greenhouse: Greenhouse ist hauptsächlich auf das Recruiting ausgerichtet und bietet keine spezialisierten Onboarding-Funktionen. Es konzentriert sich auf den Bewerbungs- und Einstellungsprozess. Die Unterstützung von Greenhouse für das Onboarding ist daher begrenzt. Allerdings bietet Greenhouse Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools und Systemen, die für das Onboarding verwendet werden. Dies bedeutet, dass die Daten und Informationen, die im Recruiting-Prozess erfasst wurden, nahtlos an Onboarding-Software oder HR-Systeme übergeben werden können.

• Personio: Personio ist eine cloudbasierte HR- und Personalsoftware, die Sie dabei unterstützt, ihre Personalverwaltung und HR-Prozesse effizienter zu gestalten. Die Software  bietet eine breite Palette von Funktionen, um die verschiedenen Aspekte des Personalmanagements abzudecken. Darunter die Möglichkeit zum Bewerbermanagement und zur Mitarbeiterverwaltung sowie zum Onboarding. Auch über diese Plattformen können Sie digitale Onboarding-Workflows verwalten, Dokumente zur Verfügung stellen sowie Schulungen und E-Learning verknüpfen. 

Worauf Sie als Anwalt oder Steuerberater besonders achten sollten 

Beim Remote-Onboarding gibt es gerade für Sie als Anwalt oder Steuerberater Besonderheiten,  um sicherzustellen, dass der Einstellungsprozess reibungslos und effektiv verläuft. Zu den Schlüsselaspekten gehören Datenschutz und Vertraulichkeit, technologische Anforderungen, sicherer Datenaustausch sowie Schulung und Einarbeitung. Es ist von größter Wichtigkeit sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter über die notwendigen Ressourcen und Schulungen verfügen, um ihre Arbeit effektiv von remote aus durchzuführen. Zudem sollten Sie für Ihr Team klare Kommunikation gewährleisten, um Fragen schnell und effektiv beantworten zu können. Ebenso muss der Zugang zu relevanten Ressourcen, wie Rechtsliteratur oder Steuergesetzen, sichergestellt werden. Die Einbindung in das Team, Feedback-Mechanismen, die Einhaltung rechtlicher und steuerlicher Bestimmungen sowie Krisenmanagementpläne sind ebenfalls zu berücksichtigen. Durch die Beachtung dieser Aspekte kann das Remote-Onboardingerfolgreich und effizient gestaltet werden, ohne dabei die hohen Standards in Bezug auf Datenschutz, Rechtssicherheit und Qualität aus den Augen zu verlieren.

Online Onboarding Checkliste 

Zum Schluss noch einige Kernpunkte, die Sie in Ihrem Remote-Onboarding Prozess abgedeckt haben sollten, damit dieser ein voller Erfolg wird: 

• Kanzlei-Vorstellung: Zu allererst sollten Sie sich überlegen, wie Sie neuen Mitarbeitenden Ihre Unternehmensphilosophie und Ihre Werte erklären und vermitteln. Sie müssen sich vorstellen, dass diese in ihrem eigenen Zuhause im Home-Office sitzen, ohne physischen Zugang zu Räumlichkeiten oder Personen, die einen ersten Eindruck vermitteln könnten. Welchen ersten Eindruck Ihr Gegenüber also bekommt, hängt einzig davon ab, wie Sie sich ihm oder ihr gegenüber präsentieren. 

• Networking: Communication is key und das in der Remote-Situation mehr denn je. Es ist von großer Bedeutung, dass Sie Kommunikation und Teambuilding in Ihren Onboarding Prozess integrieren. Nur so stellen Sie sicher, dass sich die neuen Mitarbeitenden reibungslos in das neue Team integrieren können. 
• Digitale Prozessbündelung: In eine digitale Onboarding Software zu investieren lohnt sich. Sie erleichtert Ihren zukünftigen Mitarbeitenden den Überblick über die zu Beginn häufig herausfordernde Menge an neuen Informationen. Diese kann Sie zudem durch den gesamten Recruitingprozess begleiten, was bedeutet, dass beide Parteien von Anfang bis Ende Zugriff auf alle notwendigen Informationen und Dokumente haben. 

Fazit 

Da sich nach der Coronapandemie gezeigt hat, dass einige Prozesse Remote mindestens genauso gut, wenn nicht sogar besser abwickelbar sind, wurde die Online-Durchführung beibehalten. Einer dieser Prozesse ist das Onboarding. Dabei geht es darum, alle Phasen des Onboarding Prozesses ohne Offline-Ressourcen wie etwaige Mappen oder Papierbündel von Statten gehen zu lassen. Ziel ist es, den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten. Für diesen Prozess werden mittlerweile verschiedene Softwares angeboten. Welche davon für Sie und Ihre Kanzlei am sinnvollsten ist, das müssen Sie im Endeffekt selbst entscheiden. Gerade für Anwälte und Steuerberater gibt es einige Dinge, die Sie beim Remote-Onboarding gesondert beachten sollten.