Zufriedene Mitarbeiter steigern den Erfolg einer Kanzlei. Durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen können Kanzleiinhaber herausfinden, wie zufrieden die Mitarbeitenden sind und wo Verbesserungspotenzial besteht.
Lesen Sie im folgenden Blogartikel alles Wichtige zum Thema Arbeitnehmerzufriedenheit und Mitarbeiterbefragungen.
Arten von Mitarbeiterbefragungen
Mitarbeiterbefragungen lassen sich in verschiedene Kategorien einordnen, je nachdem wie oft und wann sie stattfinden.
- Fest terminierte Befragungen (scheduled)
- Prozess- und ereignisbasierte Befragungen (process-based)
- Individuelle veranlasste Befragungen (on-demand)
- Jederzeit mögliche Befragungen als offener Kanal für all (always-on)
Zudem können unterschiedliche Themen Gegenstand von Mitarbeiterberfragungen sein.
- 360-Grad Befragung oder Führungskräfte-Feedback
Hierbei werden Mitarbeiter, Vorgesetzte und gegebenenfalls Kunden zur Arbeit einer Führungskraft befragt. Diese gibt gleichzeitig eine Einschätzung zu ihrer eigenen Arbeit ab, sodass ein Abgleich zwischen Fremd- und Selbsteinschätzung möglich ist. - Kanzleiweite Mitarbeiterbefragung
Diese Art der Befragung gibt Aufschluss über das Klima in der Kanzlei und ist die Basis für grundlegende Entscheidungen/ Maßnahmen. - Pulsbefragungen
Pulsbefragungen finden idealerweise in Abständen von drei bis sechs Monaten oder öfter statt. Sie sollen den Erfolg von Maßnahmen kontrollieren, die aufgrund vorheriger Befragungen bereits umgesetzt wurden. - Onboarding-Befragung
Onboarding-Befragungen geben Aufschluss darüber, wie neue Mitarbeitende die Einarbeitungsphase wahrnehmen. - Exit-Surveys
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Mitarbeitende zu befragen, die die Kanzlei verlassen. So können Erkenntnisse über die Beweggründe gesammelt – und im Idealfall optimiert werden. - Themenzentrierte Befragung
Manchmal kann es Sinn machen, nicht das gesamte Kanzleiklima abzufragen, sondern themenzentrierter vorzugehen. So kann beispielsweise nur der Kundenservice kontrolliert werden. - Gesundheitsbefragung
Regelmäßige Befragungen zu Stress und Belastung am Arbeitsplatz minimieren Risikofaktoren und verbessern ebenfalls das Arbeitsklima.
Ziele und Nutzen einer Mitarbeiterbefragung
Mitarbeiterbefragungen erzielen in der Kanzlei eine doppelte Wirkung: Als Frühwarnsystem und als strategisches Steuerungsinstrument. Sie geben Aufschluss über das Betriebsklima, die Meinungen der Mitarbeitenden und die individuelle Arbeitszufriedenheit. Gleichzeitig unterstützen sie Veränderungsprozesse in der Kanzlei. Mit einer Mitarbeiterbefragung erhalten Kanzleiinhaber direktes und wertvolles Feedback, dass für die Mitarbeiterbindung unerlässlich ist. Die Kommunikation wird intensiviert und die soziale Distanz zu den Mitarbeitenden verringert.
Die wichtigsten Ziele und gleichzeitig Vorteile der Mitarbeiterbefragung sind daher:
- Bessere Entscheidungen
Durch das Feedback der Kanzleimitarbeiter können bessere Entscheidungen für die Kanzlei als Ganzes getroffen werden. - Bessere Kommunikation
Über Befragungen, vor allem wenn sie anonym sind, trauen sich Mitarbeitende eher, ihre Meinung zu sagen. - Mehr Vertrauen und Zustimmung
Wenn die Mitarbeitenden das Gefühl haben gehört zu werden und an den Veränderungen in der Kanzlei mitwirken zu können, steigt die Akzeptanz und die Zufriedenheit.
Die vier Phasen einer Befragung
Eine Mitarbeiterbefragung sollte gut durchdacht und geplant werden. Der gesamte Vorgang lässt sich in die folgenden vier Hauptphasen unterteilen:
- Analyse und Planung
Vor der eigentlichen Durchführung muss die Mitarbeiterbefragung systematisch geplant werden. Dabei sollten beispielsweise Ziele festgesetzt aber auch geeignete Maßnahmen ausgewählt werden. - Durchführung
Die eigentliche Mitarbeiterbefragung dauert etwa drei bis vier Wochen. In dieser Zeit haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Meinungen anhand eines vorkonzipierten Fragenbogens zu äußern. - Auswertung
Die eingegangenen Daten und Fragebögen müssen fachlich ausgewertet und analysiert werden. Nur so lassen sich Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten finden. - Follow-up
Auf die Mitarbeiterbefragung müssen Taten folgen – andernfalls war die Umfrage umsonst. Die Mitarbeiter sollten möglichst transparent über die Ergebnisse informiert werden. Anschließen geht es darum, Veränderungsprozesse anzustoßen, welche die gefunden Probleme beheben.
Rechtliche Grundlage
Mitarbeiterbefragungen können grundsätzlich unter Geltung der DSGVO durchgeführt werden. Wenn personenbezogene Daten erhoben werden, müssen jedoch Vorkehrungen getroffen werden.
Einwilligung
Eine Möglichkeit für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist das Einholen einer Einwilligung der befragten Mitarbeiter.
Anonymität
Wenn keine Einwilligung eingeholt wurde, kann die Datenerhebung auch anonymisiert erfolgen. Anonyme Daten liegen dann vor, wenn die Zuordnung zu einer natürlichen Person nicht möglich ist. Wichtig ist, dass keinerlei Rückschlüsse auf Personen gezogen werden können (zum Beispiel durch Altersangaben) und auch sonst keine Identifikationsmöglichkeit besteht (zum Beispiel durch IP-Adressen).
Don’ts – das sollte bei der Mitarbeiterbefragung vermieden werden
- Zu langer Fragebogen
Die Mitarbeiterbefragung sollte nur so lang wie unbedingt nötig und so kurz wie möglich gehalten werden. Fragen die nicht für ein bestimmtes Ziel gestellt werden, können gestrichen werden. - Fehlende Antwortmöglichkeiten
Sollten Antwortmöglichkeiten vorgegeben sein ist es sinnvoll, auch eine Ausweichkategorie wie „Ich weiß nicht“ oder „neutral“ einzubauen. So wird verhindert, dass Meinungen abgegeben werden, wo eigentlich keine sind. - Komplizierte Fragen
Schachtelsätze, doppelte Verneinungen oder Teilfragen sollten vermieden werden. Eine einfache Sprache minimiert Missverständnisse. - Suggestive Fragen
Mit suggestiven Fragen und Formulierungen wie „Sind sie auch der Meinung, dass…“ werden die Ergebnisse nur verzerrt. - Keine Maßnahmen nach der Befragung
Die Auswertung ist ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterbefragungen. Das Durchführen von Umfragen macht nur dann Sinn, wenn die Ergebnisse am Ende auch zu Taten und Verbesserungen führen. Ist das nicht der Fall, werden die Mitarbeitenden schnell frustriert und demotiviert sein.