Lange Zeit nicht als Tool für die Bildung der Unternehmensstrategie angesehen, hat sich das Benchmarking erst spät in der Branche der Steuerberatung etabliert und bewährt. Richtig eingesetzt und ausgewertet kann Benchmarking, in vielerlei Hinsicht, als Teil des Erfolgsrezepts für eine erfolgversprechende Unternehmensführung ernst genommen werden. Wo genau liegen aber die Erfolgsfaktoren des Benchmarkings für die Steuerberaterbranche?
Benchmarking – das Erfolgsrezept für Steuerberater
Steuerberaterkanzleien konkurrieren mit einem spezialisierten Pool an Wettbewerbern um eine und dieselbe Zielgruppe. Um im Kreis der Konkurrenz sichtbar zu werden, müssen Steuerberater auf bestimmte Dinge achten. Eine sorgfältig festgelegte Auswahl an Dienstleistungen, ein professioneller Auftritt sowohl in Persona als auch im Internet und die Sichtbarkeit für Mandanten und die, die es werden wollen, auf mehreren Plattformen sind erste Schritte. Allerdings nicht alle. Damit auch zukünftig sichergestellt ist, dass Steuerberater genügend potenzielle Kundschaft erreichen und vor allem von sich überzeugen können, muss das etablierte Gesamtbild nicht nur aufrechterhalten, sondern auch stetig überprüft und weiterentwickelt werden. Dies wird durch den Einsatz von Benchmarking erreicht. Benchmarking ermöglicht es Steuerberatern, die eigene Unternehmensstrategie kritisch zu beleuchten und diese dem Vergleich mit direkten Wettbewerbern, aber auch branchenfremden Dienstleistern und Unternehmen auszusetzen. Ein genauestens durchdachtes Gruppen- Coaching, ein ständiger Austausch und eine organisierte Implementierung garantiert, dass die eigene Kanzlei am Puls der Zeit bleibt, und ermöglicht die Aufdeckung möglicher Verbesserungspotenziale der Unternehmensstrategie und der Prozesse.
Entwicklung und Anwendung von Benchmarks
Um das Benchmarking erfolgreich zur Unternehmensoptimierung nutzen zu können, ist die Entwicklung und Anwendung der sogenannten Benchmarks essenziell. Zuerst müssen die Kennzahlen (KPI’s) ermittelt werden. Diese beziehen sich auf die spezifischen Ziele des Unternehmens. Solche Kennzahlen können beispielsweise die folgenden sein
- Leistung pro Stunde und Mitarbeiter
- Kosten pro Einheit (Gesamtkosten eines Produkts oder einer Dienstleistung)
- Fehlerquote – Anzahl der Fehler oder Defekte während des Prozesses
- Leistung pro Vollzeitmitarbeiter
- Höhe der Produktivität
Damit die zu identifizierenden Leistungen verglichen werden können, ist es wichtig, passende Vergleichspartner oder -gruppen zu finden.
Um die Benchmarks dann im Vergleich anwenden zu können, können verschiedene Vorgehensweisen gewählt werden. Beispielsweise Datenanalysen, Umfragen, Interviews oder traditionelle Fragebögen.
Weiterentwicklung durch Benchmarking
Um aus dem Benchmarking-Prozess das volle Potenzial zu schöpfen und jede mögliche Erkenntnis herausziehen zu können, gibt es einzelne Punkte, die speziell beachtet werden sollten. Diese lassen sich teilweise auf die einzelnen Phasen des Prozesses aufteilen.
In der Planungsphase steht und fällt der Erfolg mit der Art und Weise der Datenbeschaffung. Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass man sich auf wesentliche Daten begrenzt, die in direktem Zusammenhang mit den definierten Zielen stehen. Andernfalls kann die Menge an Daten an Oberhand gewinnen und den Vergleich aufgrund von zu vieler Einflussfaktoren verfälschen.
Die sorgfältige Auswahl begrenzt sich nicht nur auf die relevanten Daten, sondern auch auf die Anzahl der mitwirkenden Personen. Auch hier gilt, dass Personen gewählt werden, die das Projekt voranbringen und es gemeinsam aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchten können.
Soll heißen, dass es wichtig ist, dass die Beteiligten aus verschiedenen Bereichen stammen, um differenzierten Input aus der jeweiligen Expertise geben zu können.
Ein weiterer Faktor, der besonders in der Planungsphase zu beachten ist, ist die Wahl des Vergleichspartners. Wichtig ist, dass es zwischen beiden, auch wenn es sich um einen branchenübergreifenden Vergleich handelt, Überschneidungspunkte gibt, die einen Vergleich erst möglich machen.
Auch in der Umsetzungs- und Analysephase gibt es wichtige Punkte zu beachten. Hier werden gewonnene Erkenntnisse umgesetzt und in die vorhandene Unternehmensstruktur implementiert. Dies ist nur dann reibungslos möglich, wenn besagtes Unternehmen etwaigen Veränderungsmöglichkeiten mit einem gewissen Maß an Offenheit entgegentritt.
Unabhängig von den einzelnen Phasen gibt es gewisse Faktoren, die sich auf das Projekt als Ganzes beziehen. Hier kommen Bestandteile des Projektmanagements zum Tragen. Eine strukturierte Planung mit regelmäßigen Absprachen und effizient gesetzten Meilensteinen sowie eine professionelle Kommunikation mit dem Vergleichspartner sind hier die Schlüsselworte.
Benchmarking und die Digitalisierungsstrategie
Je digitaler, umso besser scheint die Devise der heutigen Zeit. Das Benchmarking kann ein hilfreiches Tool sein, sich als Steuerberaterkanzlei im Wettlauf um die Digitalisierung zu profilieren.
Durch die Identifizierung des „Best-Practice“ können Steuerberater herausfiltern, welche Prozesse und Vorgehensweisen sich dahingehend durchgesetzt haben und welche nicht. Im gleichen Zug ermöglicht es, die eigenen Schwachstellen zu identifizieren und zu sehen, warum die Konkurrenz beim Thema Digitalisierung bereits weiter vorangeschritten ist.
Einmal identifiziert, hat dies die automatische Verbesserung der Effizienz des Unternehmens zur Folge. Hierbei speziell bezogen auf die Schritte, die in Richtung Digitalisierung vorgenommen werden müssen.
Fazit
Benchmarking kann, richtig eingesetzt und analysiert, mehrere einschlägige Erfolgsfaktoren mit sich bringen. Diese verteilen sich auf die verschiedenen Phasen des Benchmarking Prozesses. Nach korrekter Entwicklung und Auswertung der einzelnen Benchmarks kann ein Vergleich im Rahmen eines Benchmarking-Workshops vorgenommen werden. Durch Gruppen-Coaching, einen regelmäßigen Austausch und eine geplante Implementierung ist der Erfolg garantiert. Immer wichtiger wird es, das eigene Unternehmen weitestgehend zu digitalisieren. Hier kann Benchmarking ein konkretes Hilfsmittel darstellen. Dadurch können „Best Practices“ identifiziert und in die eigene Unternehmensstruktur implementiert werden.