„Benchmarking ist eine interessante Möglichkeit, um über den Erfahrungsaustausch die eigene Position verbessern zu können, ohne das Rad neu erfinden zu müssen.“
Benchmarking bedeutet für mich ein quartalsmäßiges Treffen mit 9 Kollegen aus sechs verschiedenen Kanzleien. Dabei besprechen wir strukturiert die Entwicklungen jeder Kanzlei von den Kanzleikennziffern über die Leistungsprozesse bis hin zu weichen Themen, wie z.B. der Mitarbeiterführung. Der offene und faire Austausch bietet mir dabei die Möglichkeit praxisortinert mit meinen Stärken und Schwächen umzugehen und so die Kanzlei kontinuierlich zu verbessern, sagt Peter Wahler.
Der offene Austausch mit Kollegen ist für viele Steuerberater oft nur schwer vorstellbar. Die Leistungen sind gut vergleichbar und ungern möchte man daher vor Kollegen über die eigenen Schwachstellen oder sogar die Entwicklung der Finanzdaten sprechen. Doch warum gibt es dann ein Benchmarking für Steuerberater und was ist der Vorteil?
SWOT: Der Ausgangspunkt des Benchmarking
Der Ursprung im Benchmarking ist der Vergleich von unterschiedlichen Geschäftsmodellen aus verschiedenen Branchen, um anhand möglicher Stärken jedes Modells eine Übertragbarkeit auf die jeweils andere Branche zu überprüfen.
Auch im Benchmarking für Kanzleien ist der Ausgangspunkt die Analyse der eigenen Kanzlei-Stärken und -Schwächen anhand eines Vergleichs mit relevanten Wettbewerbern. Mit diesem Vergleich sollen bessere Methoden und Praktiken identifiziert und verstanden, um dann auf die eigene Situation angepasst und integriert zu werden. Auch wenn im Kanzlei-Benchmarking alle Teilnehmer aus der selben Branche kommen, so ist Peter Wahler davon überzeugt, dass es unendlich viele unterschiedliche Ansätze gibt, wie Kanzleien die Herausforderungen im Kanzleialltag meistern. Den offenen Austausch empfindet er daher als eine der aufschlussreichen Möglichkeiten, um die eigene Kanzlei noch erfolgreicher zu machen.
Auch Kennzahlen gehören zum Benchmarking für Steuerberater
Ein Kernelement im Kanzlei-Benchmarking ist der kanzleispezifische Betriebsvergleich auf Basis von klassischen finanzwirtschaftlichen Kennzahlen, wie z.B. Umsatz- oder Kostengrößen, ergänzt um kanzleirelevante Kennziffern, wie z.B. Cash-Flow je Partner oder Produktivität in den Leistungsbereichen. Die offene Präsentation und der Austausch zu den Daten im Kollegenkreis stellt den ersten Ansatz zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit dar. Peter Wahler reicht hierzu im Vorfeld jeden Treffens die Daten ein und erhält dann zum Termin eine aufbereitete Übersicht zu den Kennziffern aller Kanzleien.
Neben diesen Kennzahlen sind der Einblick und Austausch zu aktuellen Marktentwicklungen anhand von Branchenbeispielen sowie der gegenseitige Erfahrungsaustausch mit den Kollegen fixe Programmpunkte jeden Treffens.
„Der größte Vorteil im Benchmarking ist für mich, dass ich in jedem Termin ein offenes Gespräch mit den Kollegen und Beratern zu Arbeitsprozessen führen kann. Das hilft mir, die eigene Kanzleiposition besser bestimmen und so Optimierungspotentiale für die Kanzlei identifizieren zu können.“, sagt Peter Wahler.
Zur Reduzierung des eventuellen Risikos, dass im offen Gespräch mit den Kollegen Informationen preisgegeben werden, die sich im Anschluss nachteilig auswirken können, wird zu Beginn jeder Benchmarking-Gruppe eine Vereinbarung mit allen Teilnehmern über die Spieregeln getroffen. „Im Ernstfall wäre es wahrscheinlich nur schwer nachweisbar, dass ein Teilnehmer gegen den Kodex verstoßen hat, allerdings empfinde ich null Komma null eine Konkurrenzsituation oder ein Risiko“, sagt Herr Wahler und geht ganz unbeschwert mit der Situation um.
Tipp vom Experten für Kanzlei-Benchmarking
„Benchmarking ist eine interessante Möglichkeit, um über den Erfahrungsaustausch die eigene Position verbessern zu können, ohne das Rad neu erfinden zu müssen. Besonders wichtig ist dabei immer auch, auf ein ausgewogenes Verhältnis von Geben und Nehmen zu achten. Nur dann gelingt es auf Dauer, dass alle Teilnehmer einen positiven Effekt aus den Treffen erzielen. Diese Aufgabe richtet sich an alle Teilnehmer, aber auch an den Organisator des Benchmarkings. Ansonsten kann ich nur sagen, sofort anfangen, es lohnt sich!“