Die Digitalisierung revolutioniert die Arbeitsweise von Steuerkanzleien. Doch wie können Kanzleien sicherstellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind und ihre Prozesse optimal gestaltet haben? Wie bereits bei unserem letzten Artikel angeschnitten, bietet Benchmarking auch hierfür die Lösung! Durch den Vergleich mit anderen Kanzleien können Best Practices identifiziert und Prozesse optimiert werden. Erfahren Sie, wie Benchmarking die Steuerkanzlei digitalisiert und zu messbaren Erfolgen führt.
Die verschiedenen Digitalisierungsmaßnahmen sind natürlich auf die Steuerkanzlei als Ganzes bezogen, lassen sich aber trotzdem vorwiegend einer Abteilung beziehungsweise einem Zuständigkeitsbereich zuordnen. Aus dem Grund, dass die Anpassungen diesen am meisten betreffen. Die einzelnen Maßnahmen können beispielsweise wie folgt auf einzelne Ressorts abgestimmt werden
Kanzleileitung
Im Rahmen der Kanzleileitung gibt es einige Möglichkeiten, den alltäglichen Arbeitsprozess weitgehend zu digitalisieren. Angefangen bei einer Kanzlei- Management-Software. Hierdurch kann die Steuerkanzleileitung ihre Geschäftsprozesse besser kontrollieren. Damit kann beispielsweise folgendes in einer Software zusammengefasst werden:
- Verwaltung von Mitarbeiter- und Mandantendaten
- Planung von Projekten
- Zeiterfassung
- Rechnungsstellung
Mitarbeiter
Auch in der Sphäre der Mitarbeitenden gibt es einige Dinge, die durch bestimmte
Digitalisierungsmaßnahmen verbessert werden könnten.
Prinzipiell könnte man damit anfangen, den Arbeitsplatz auf 100% digital umzustellen. Digitaler Kalender, Aufgabenverteilung und digitale Notiz-Tools. Auch eine Überlegung wert ist der Einsatz von E-Learning Plattformen. So könnten sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ohne großen Aufwand vom Arbeitsplatz aus weiterbilden und für sie relevante Fortbildungen und Seminare besuchen. Collaboration-Tools wie Teams oder Zoom gehören hier natürlich auch dazu, sind mittlerweile aber bereits in den meisten Unternehmen als fester Bestandteil des Arbeitsprozesses angekommen.
Kanzleiorganisation
Alles, was oben bereits genannt wurde, gehört selbstverständlich auch zur generellen Kanzleiorganisation. Allerdings lassen sich hier auch nochmal Punkte herausfiltern, die gezielt der übergeordneten Organisation dienen. Erwähnenswert ist zum Beispiel die digitale Aktenverwaltung. Gerade für Steuerberater sehr empfehlenswert, da auf diese Weise Dokumente zentral verwaltet und bei Bedarf und vorliegendem Zugriffsrecht direkt griffbereit sind.
Allgemeine Prozesse wie Rechnungsstellung, Mahnbescheide und auch die gesamte Buchhaltung sollten, wenn nicht bereits geschehen, auf digital umgestellt werden.
Mandanten
Das A und O für den Erfolg der Steuerkanzlei ist das Pflegen der Mandantenbeziehung. Hierfür gibt es auch einige Anpassungen, die im Rahmen der Digitalisierung hilfreich sein können. Zum Beispiel ist die Einrichtung eines Online-Portals zu empfehlen. So können Kunden unkompliziert Dokumente hochladen und von Ihnen erhalten. Dies können entweder Daten sein, die für einen aktuellen Fall relevant sind, oder auch vom Steuerberater ausgehendes Informationsmaterialenthalten, wie zum Beispiel der regelmäßige Newsletter.
Wo ist die Verbindung zum Benchmarking?
Jetzt bleibt noch eine Frage offen. Wie kommt bei all dem das Benchmarking zum Zug?
Benchmarking ist ein wichtiges Instrument, um zu überprüfen, wie gut die Digitalisierungsmaßnahmen in der Steuerkanzlei funktionieren und wie sie im Vergleich zu anderen Kanzleien abschneiden. Durch Benchmarking können Kanzleien herausfinden, wo sie stehen und welche Maßnahmen sie ergreifen müssen, um ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.
Beispiele wie Benchmarking im Bezug auf Digitalisierungsmaßnahmen eingesetzt werden, sind die folgenden:
- Vergleich: Kanzleien können ihre Digitalisierungsmaßnahmen mit anderen Kanzleien vergleichen, um zu sehen, wie diese abschneiden und wo Verbesserungspotenzial besteht.
- Zielsetzung: Kanzleien können anhand von Benchmarks Ziele für ihre Digitalisierungsmaßnahmen setzen, um ihre Leistung zu verbessern.
- Erfolgsmessung: Durch die regelmäßige Messung der Digitalisierungsleistung können Kanzleien den Fortschritt ihrer Maßnahmen überprüfen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.
- Identifikation von Best Practices: Durch Benchmarking können Kanzleien Best Practices in Bezug auf Digitalisierungsmaßnahmen identifizieren und von anderen Kanzleien lernen.
Fazit
Insgesamt gibt es zahlreiche Digitalisierungsmaßnahmen, die Steuerkanzleien dabei helfen können, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, die Kommunikation mit Mandanten zu verbessern und wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei kann Benchmarking eine wichtige Rolle spielen, indem es Kanzleien dabei unterstützt, sich mit anderen Kanzleien zu vergleichen, Best Practices zu identifizieren und das Potenzial für Verbesserungen zu erkennen. Durch den Einsatz von digitalen Tools und Prozessen können Steuerkanzleien Zeit und Ressourcen sparen, die Effizienz steigern und die Zufriedenheit der Mandanten erhöhen. Letztendlich ist es jedoch wichtig, dass Kanzleien ihre Digitalisierungsmaßnahmen gezielt und strategisch planen und umsetzen, um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen.