Einen Newsletter zu verfassen, kann ja nicht so schwer sein, richtig? Ein paar Neuigkeiten zu Papier bringen, ansehnlich zusammenstellen, abschicken, fertig. Ganz so einfach ist es dann tatsächlich doch nicht. Ganz nach dem Motto: “Kleine Dinge, große Wirkung“, kann ein Newsletter viel mehr, als nur aktuelle Informationen unter die Leute bringen. Sie müssen nur die richtigen Worte finden.
Der Kanzlei- Newsletter- Was ist das?
Der Newsletter Ihrer Steuerberatungskanzlei kann ein hilfreiches Tool sein, den Kontakt zu Ihren Mandanten zu pflegen und diese mit nützlichen Informationen zu versorgen. In einem elektronischen Rundbrief fassen Sie zusammen, was Sie mitteilen möchten, und versenden diesen in einem bestimmten Turnus. Neben der offensichtlichen Informationsfunktion dient der Newsletter zur fortlaufenden Eigenvermarktung und Vertrauensschaffung gegenüber Ihren Mandanten.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Newsletter anzufertigen. Haben Sie die zeitlichen Kapazitäten und jemanden in Ihren Reihen, der über die notwendige Wortgewandtheit verfügt, dann bietet es sich an, den Newsletter intern zu schreiben. So haben Sie uneingeschränkte Kontrolle über dessen Inhalt.
Natürlich gibt es aber auch immer die Möglichkeit, eine externe Agentur mit der Aufgabe zu betrauen. Diese Option spart Zeit und garantiert die notwendige Expertise.
Abgrenzung zum Pflichtmandantenrundschreiben
Es gibt mehrere Punkte, die einen Newsletter von einem Pflichtmandantenrundschreiben unterscheiden.
- Der Pflichtmandantenrundbrief ist, wie der Name schon sagt, vom Gesetzgeber vorgegeben und somit obligatorisch. Ein Newsletter hingegen unterliegt keiner gesetzlichen Pflicht
- Der Pflichtmandantenrundbrief hat zur Aufgabe, den Empfänger über gesetzliche Änderungen zu informieren, die dessen konkreten Fall direkt betreffen. Er wird also individuell verfasst. Ein Newsletter hingegen kann nach eigenem Ermessen und für alle gleich verfasst werden.
- Ein Pflichtmandantenrundbrief wird nur an Personen versendet, die in einem aktiven Mandantenverhältnis mit Ihrer Kanzlei stehen. Ein Newsletter kann sowohl an Ihren Mandantenpool als auch an Interessenten versendet werden.
Der Inhalt – Dos and Don’ts
Die inhaltliche Gestaltung Ihres Newsletters bleibt ganz Ihnen überlassen. Allerdings gibt es einige Dinge, die Sie beachten sollten:
Auch wenn ein Newsletter nicht auf jeden Empfänger einzeln abgestimmt sein muss, sollten Sie trotzdem sichergehen, dass Sie Ihrer Zielgruppe gerecht werden. Dass Sie sich also im Vorhinein Gedanken machen, was Ihre Mandanten zum aktuellen Zeitpunkt am meisten interessieren könnte und somit einen informationellen Mehrwert für sie darstellt. Beispielsweise könnte Ihr Newsletter folgendes enthalten:
- Steuerrechtliche Neuregelungen
- Praktische Tipps im Zusammenhang mit dem Steuerrecht. Beispielsweise der Umgang mit Steuererhöhungen
- Aktuelle Neuigkeiten, Ihre Steuerkanzlei und Ihre Branche betreffend, beispielsweise ein Führungswechsel
- Veranstaltungshinweise
- Expertenbeiträge
- Pressemitteilungen
Demgegenüber sollten Sie folgendes nicht in Ihren Newsletter einbinden
- Persönliche Meinungen
- Werbeangebote
Generell müssen Sie darauf achten, dass Sie sich bei dem Verfassen auf das wichtigste beschränken und Themen priorisieren, die für Ihre Zielgruppe relevant sind. Der Newsletter nicht der Ort, um Informationen auszuschmücken. Am besten formulieren Sie mehrere Abschnitte und fassen sich kurz.
Wann wird der Newsletter versendet?
Hierfür gibt es keine universelle Antwort. Allerdings haben verschiedene Studien dazu bereits Überlegungen angestellt. So heißt es, dass die höchste Wahrscheinlichkeit des Öffnens eines elektronischen Newsletters meistens montags morgens ist, da hier die Aufmerksamkeitsspanne der Leser noch am größten ist. Generell hat man als potenzieller Leser meistens morgens oder abends Zeit, einen Newsletter zu lesen, weshalb Sie davon absehen sollten, diesen mitten am Tag abzuschicken.
Wer hat Zugang zum Newsletter?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihren Mandanten und Interessenten Zugriff auf Ihren Newsletter verschaffen können.
- Anmeldeformular: Sie können eine Verlinkung zu einem Anmeldeformular auf Ihrer Website schalten
- Social- Media: Sie können den Link zum Newsletter darüber hinaus auch über Ihre Social- Media – Kanäle verbreiten
Welche Ziele kann ich mit meinem Newsletter erreichen?
Das Verschicken eines regelmäßigen Newsletters kann für Sie und Ihre Steuerberaterkanzlei mehrere Vorteile haben.
Zuallererst schaffen Sie so eine Kundenbindung, indem Sie diese über Neuigkeiten und Entwicklungen auf dem Laufenden halten. Auch fördert ein professionell und gekonnt verfasster Newsletter Ihre Vermarktung als vertrauenswürdiger und erfahrener Partner in steuerrechtlichen Angelegenheiten. Nicht nur pflegen Sie den Kontakt zu Ihren Mandanten, sondern Sie geben diesen auch die Möglichkeit, Feedback zu äußern. So sind Sie als Kanzlei immer auf dem Laufenden, was die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Kunden betrifft.
Fazit
Der Newsletter für Ihre Steuerberatungskanzlei erfüllt vielerlei Funktionen, weshalb dieser mit Bedacht verfasst werden sollte. Ob Sie diesen selbst zu Papier bringen oder dafür externe Dienstleistungen in Anspruch nehmen, bleibt Ihnen überlassen. Allerdings sollten Sie sich in beiden Fällen den Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe bewusst sein und den Inhalt des Newsletters darauf ausrichten. Die Frage, wann Sie Ihren Newsletter veröffentlichen, lässt sich leider nicht pauschal beantworten. Als allgemeinen Richtwert kann man allerdings morgens und zu Beginn der Woche nehmen. Damit Ihr Newsletter auch unter die Leute kommt, gibt es für Sie mehrere Möglichkeiten der Verbreitung. Welche Art Sie wählen hängt von dem Inhalt und der erwünschten Zielgruppe ab. Im Übrigen sollten Sie diese Möglichkeit nutzen um den stetigen Kontakt zu Ihren (potenziellen) Mandanten aufrecht zu erhalten.