
Die Schlüsselfunktion des Kanzleimanagers in Ihrer Steuerkanzlei.
Ihre Steuerkanzlei funktioniert so gut, wie die Prozesse, die Sie in dieser implementiert haben. Ein gutes Prozessmanagement, sowohl nach innen als auch nach außen, ist der Schlüssel zu einer hervorragend funktionierenden und kompetenten Steuerkanzlei. Für diese Aufgaben hat sich aufgrund der steigenden Erwartungen der Mandanten das neue Berufsbild des Kazleimanagers entwickelt. Dieser ist sozusagen das Bindeglied zwischen Kanzleiführung, Mandanten und Mitarbeitern. Er ist u.a. dafür verantwortlich, Verbesserungspotenziale in der Kanzlei zu erkennen und so die Prozesse zu optimieren. Dafür können die Impulse und Erkenntnisse aus regelmäßigem Benchmarking genutzt werden. Mehr zu den Aufgaben und dem Berufsbild des Kanzleimanagers:
Benchmarking
Benchmarking ist ein Prozess, bei dem Sie den Erfolg Ihrer Kanzlei im Vergleich zu anderen Kanzleien messen, um feststellen zu können, ob Sie für Ihre Kanzlei in bestimmten Bereichen Verbesserungspotenziale aufdecken und entsprechende Maßnahmen zur Implementierung erarbeiten können. Ein solcher Prozess lässt sich auf alle möglichen Arbeitsabläufe in Ihrer Steuerkanzlei übertragen.
Der Kanzleimanager
Moderne Entwicklungen in unserer Wirtschaft und unserem gesellschaftlichen Zusammenleben haben auch ihre Auswirkungen auf die Steuerberatungsbranche. Die Veränderungen haben die Mandanten von gestern dahingehend verändert, dass sie anspruchsvoller geworden sind, in dem, was sie von ihren Steuerberatern erwarten. Die Sachverhalte nehmen stetig an Komplexität zu und die jeweiligen Erfolgsaussichten hängen immer mehr zusammen mit großen Verlusten oder Gewinnen der Auftraggeber. Um diesen steigenden Anforderungen auch in der Zukunft gerecht zu werden, ist es unabdingbar, dass Ihre Kanzlei einwandfrei aufgestellt ist. Um dieser Notwendigkeit nachzukommen, hat sich ein neues Berufsbild entwickelt, der Kanzleimanager.
Die Aufgaben eines Kanzleimanagers
Die Aufgaben eines Kanzleimanagers sind breit gefächert und sowohl interner als auch externer Natur. So ist der Kanzleimanager dafür verantwortlich, reibungslose interne Abläufe zu garantieren, sowie ein professionelles Auftreten nach Außen abzusichern. Diese Anforderungen gehen damit einer, bestehenden und potenziellen Mandanten einen exzellenten Eindruck Ihrer Kanzlei zu verschaffen. Auch ermöglichen strategisch durchdachte Prozesse den Anwälten, Ihre mandantenbezogenen Kernaufgaben zu erfüllen.
Die Aufgaben eines Kanzleimanagers teilen sich in verschiedene Aufgabenfelder.
- Interne Kanzleiorganisation: Die Aufgaben eines Kanzleimanagers erstrecken sich auf alle internen Arbeitsprozesse und Aufgaben. Durch die Organisation des Kanzleialltags, hat dieser die Aufgabe, die internen Abläufe zu optimieren, dass eben diese nicht in das Aufgaben- und Arbeitsfeld der Anwälte fallen. So sparen sie sich Zeit und haben mehr Luft, um sich um die Bedürfnisse ihrer Mandanten zu kümmern. Diese Aufgaben können beispielsweise die Planung der Arbeits- und Urlaubszeiten der Mitarbeiter, die Organisation von Geschäftsreisen, oder die allgemeine Terminplanung sein.
- Koordination externer Abläufe in der Kanzlei: Intern gestärkte und strategisch optimierte Kanzleiprozesse haben nicht nur Wirkung nach Innen, sondern spiegeln auch ein hochorganisiertes System nach Außen wieder. Der Kanzleimanager ist darüber hinaus auch für den Informationsaustausch nach Außen verantwortlich. Diese organisierte Aufgabenteilung weckt bei gegenwärtigen und potenziellen Mandanten ein Gefühl von Organisiertheit, Professionalität und vor allem Vertrauenswürdigkeit gegenüber Ihrer Kanzlei.
- Souveräne Gesprächsführung: Als Steuerberatung haben Sie die Aufgabe, alle Fragen, die Ihren Mandanten auf der Zunge liegen, so präzise und aussagekräftig wie möglich zu beantworten. Nicht selten kommt es vor, dass es bei den angesprochenen Themen um sehr komplexe und teilweise unangenehme Thematiken geht. Ein Kanzleimanager wird unter anderem für genau diese Situationen ausgebildet. Dieser beherrscht es, selbstsicher und souverän aufzutreten und auch schwierige Anliegen mit Feingefühl zu besprechen und gegebenenfalls mit der anderen Partei nach einer Lösung zu suchen, bzw. eine Vereinbarung zu treffen. Durch eben dieses sichere Auftreten, bleibt das Ansehen der Kanzlei gewahrt. Auch wird Ihren Anwälten diese Aufgabe, die oft zeitaufwendig sein kann, abgenommen.
- Repräsentation der Kanzlei: Als Verantwortlicher für interne und externe Tätigkeiten, sowie als Kommunikationsmittler zwischen Ihren Anwälten und Ihren Mandanten oder anderen Beteiligten, agiert der Kanzleimanager stets als Repräsentant der Kanzlei. Durch die Übernahme von Gesprächen oder auch administrativer Tätigkeiten repräsentiert der Kanzleimanager Ihre Steuerkanzlei. Auch die Werte und das Leitbild Ihrer Kanzlei gehören hier dazu. Der erste Eindruck ist entscheidend. Die Außendarstellung entscheidet darüber, wie und ob sich Ihre Kanzlei vom Wettbewerb abheben kann.
- Professionelles Mandantenmanagement: Das Ziel eines organisierten Mandantenmanagements ist es, gezielt, mit Beschwerden und Feedback Ihrer Mandanten umzugehen. Natürlich können diese oft ärgerlich sein, allerdings bieten sie auch die Möglichkeit für Ihre Kanzlei, Verbesserungspotenziale zu entdecken. Der Kanzleimanager muss also geschult sein, mögliches Konfliktpotenzial frühzeitig zu erkennen und dieses für alle Beteiligten gewinnbringend aufzulösen.
- Zeit- und Stressmanagement: Von dem Kanzleimanager wird erwartet, dass dieser in stressigen Zeiten und Situationen die Ruhe bewahrt und für alle anderen als „Fels in der Brandung“ agieren kann.
Die Weiterbildung zum Kanzleimanager
Die Kanzleimanager von morgen müssen eine Weiterbildung durchlaufen, die sie zum Eintritt in dieses Berufsfeld qualifiziert, nachfolgend einige Informationen zur Weiterbildung
- Die passende Weiterbildung finden: Es gibt mehrere Akademien, die eine solche Weiterbildung anbieten, darunter die TAX Academy in Freiburg oder die AFG – Aus- und Fortbildungsgesellschaft des Steuerberaterverbandes Hessen e.V. in Frankfurt und viele weitere.
- Voraussetzung: die Voraussetzung für eine solche Ausbildung ist eine abgeschlossene Berufsausbildung als Steuerfachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte oder Notarfachangestellte oder aber eine anderweitige abgeschlossene Berufsausbildung und mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer Kanzlei.
- Inhalte: Zu den Inhalten einer solchen Ausbildung zählen in erster Linie soziale, kommunikative und organisatorische Fähigkeiten und Methoden. Zu den typischen Inhalten gehören Konflikt- und Stressmanagement, Kommunikation und Gesprächsführung, moderne Korrespondenz, Kanzleiorganisation etc.
Der Kanzleimanager und das Benchmarking
Als Kanzleimanager sind Sie in der Regel für die Leitung einer Anwaltskanzlei oder einer ähnlichen Einrichtung verantwortlich. In dieser Rolle sind Sie dafür verantwortlich, die Leistung der Kanzlei zu verbessern und sicherzustellen, dass sie wettbewerbsfähig bleibt.Durch den Einsatz von Benchmarking können Sie herausfinden, wie Ihre Kanzlei im Vergleich zu anderen Kanzleien abschneidet und welche Bereiche verbessert werden müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie können beispielsweise die Leistung Ihrer Kanzlei im Hinblick auf Umsatz, Gewinn, Mitarbeiterzufriedenheit und Kundenzufriedenheit mit der von anderen Kanzleien vergleichen und dadurch Verbesserungspotenziale identifizieren.Als Kanzleimanager sollten Sie daher in der Lage sein, Benchmarking-Methoden anzuwenden und die Ergebnisse zu interpretieren, um die Leistung Ihrer Kanzlei zu verbessern und Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
Fazit
Der Kanzleimanager nimmt in Ihrer Kanzlei eine Schlüsselfunktion ein. Sie nehmen der Chefetage eine Menge Arbeit ab und sind für die Optimierung der Kanzleiabläufe, die Außenwirkung und die damit verbundene Zufriedenheit Ihrer Mandanten verantwortlich. Zum Kanzleimanager qualifiziert man sich durch eine Weiterbildung, die auf eine Berufsausbildung im (steuer-) rechtlichen oder einem anderen Bereich (plus 3 Jahre Berufsausbildung in einer Kanzlei) aufbaut. Kanzleimanager müssen besondere Fähigkeiten besitzen, die von Organisation über Rhetorik, bis hin zu Konfliktmanagement reichen. Durch die Anwendung von Benchmarking ist ein Kanzleimanager dafür verantwortlich, die Leistung Ihrer Kanzlei zu verbessern und dafür Sorge zu tragen, dass diese langfristig wettbewerbsfähig bleibt.