Calendly – Effiziente Optimierung der Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei. Gute Organisation ist die halbe Miete. 

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Die Digitalisierung hat eine Tür geöffnet, die die Terminplanung und -abstimmung grundlegend verändert. Insbesondere (Steuer-) Kanzleien und Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, komplexe Terminvereinbarungen zwischen Mitarbeitern und Mandanten zu koordinieren. Hier setzt Calendly an – ein wegweisendes Online-Tool, das nicht nur Zeit spart, sondern auch die gesamte Arbeitsweise transformiert.

Calendly – Was ist das? 

Haben Sie sich jemals gefragt, wie viel Zeit und Aufwand in der Planung von Terminen vergeht? Hier kommt Calendly ins Spiel. Calendly ist ein beeindruckendes Online-Tool, das Ihre Terminplanung revolutioniert. Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre Termine ohne endlose E-Mail-Korrespondenz oder umständliche Abstimmungen organisieren. Mit Calendly können Sie Ihre Verfügbarkeit festlegen und personalisierte Kalenderlinks erstellen, die Sie mit anderen teilen können. Dies ermöglicht es Ihren Kollegen, Mitarbeitern, Mandanten oder Kunden, den für sie besten Zeitpunkt auszuwählen – und das alles, ohne den üblichen Aufwand.

Die Integration von Calendly in gängige Kalenderanwendungen wie Google Kalender oder Outlook macht die Einbindung in Ihre gewohnten Arbeitsabläufe nahtlos. Kein lästiges Hin und Her mehr, keine verpassten Chancen aufgrund von Missverständnissen. Calendly ist Ihr digitaler Assistent, der Ihnen hilft, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Terminfindung angenehmer und effizienter zu gestalten.

Effiziente Terminkoordinierung mit Calendly – So geht’s 

Calendly ermöglicht Ihnen eine reibungslose Terminkoordination und Abwicklung ohne, dass Sie lange Zeit dafür aufwenden müssen, sich mit Ihren Kunden oder Mandanten abzusprechen. Bei einem passenden Termin wird dieser sowohl Ihnen als auch der zweiten Partei automatisch in den Kalender eingetragen. Darüber hinaus können mit Calendly einzelne Kalenderintegrationen vorgenommen werden. Sowohl für Outlook, Microsoft Office und iCloud. Die Funktionen zur Kalenderintegration werden von Calendly kostenfrei zur Verfügung gestellt. Allerdings gibt es auch Premium Versionen mit verschiedenen Features, falls Sie weitere Integrationen wie beispielsweise bei Zoom oder Google Analytics benötigen. 

Calendly lässt sich direkt auf Ihrer Website einbinden. Sie können Ihren Mandanten oder Kunden aber auch direkt einen Link zur Anwendung zukommen lassen. Eine schrittweise Anleitung zur Anwendung folgt: 

  • Ereignistyp anlegen: Hierbei müssen Sie entscheiden, ob Sie ein Vier-Augen-Gespräch oder ein Gruppenereignis planen möchten. Hierbei ist zu beachten, dass Gruppenereignisse lediglich in der kostenpflichtigen Version planbar sind. Auch können Sie eine Beschreibung und einen Namen für Ihr Ereignis festlegen. Auch die Art und Weise des Ereignisses legen Sie in diesem Schritt bereits fest. Also die Frage, ob es sich bei diesem Ereignis um ein Remote Gespräch oder ein Vor-Ort-Gespräch handelt. 
  • Zeitraum und Dauer: Hier können Sie die Dauer und den Zeitraum des Ereignisses festlegen, jeweils mit den Auswahlmöglichkeiten, die für Sie passen.
  • Welche Informationen benötigen Sie?: Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Sie der anderen Partei als Auswahlmöglichkeiten anbieten können. Beispielsweise können Sie natürlich nach Namen und Mailadressen fragen, aber auch unter anderem nach Telefonnummern. 
  • E-Mail-Benachrichtigung und Erinnerung: Hier können Sie festlegen E-Mail Benachrichtigung und Erinnerung: Hier können Sie festlegen wann die Benachrichtigungen für die Kalendereinladungen verschickt werden sollen und auch ob und wann Sie Erinnerungen per Mail zugesendet bekommen möchten. 
  • Kalenderverbindung einrichten: Jetzt können Sie Ihr(n) Kalender verknüpfen und im Menü auswählen, in welche Ihre Calendly-Termine integriert werden sollen. Wenn Sie dies vorgenommen haben, dann laufen Sie auch nicht Gefahr, ausversehen Doppelbuchungen zuzulassen, denn Calendly prüft auf Konflikte und bietet diese Slots dann auch nicht mehr als „frei“ an. 
  • Calendly Link kopieren: Wenn Sie die obigen Einstellungen vorgenommen haben, dann können Sie den Calendly-Link kopieren und an etwaige Kunden oder Mandanten versenden. 
  • Calendly auf Ihrer Website einbinden: Wenn Sie Calendly zu Ihrer Website hinzufügen möchten, dann haben Sie hierfür drei verschiedene Möglichkeiten:
    • Inline-Einbettung: Hierbei wird die Planungsseite direkt auf Ihrer Website geladen 
    • Popup-Widget: Wenn Sie sich für diese Version entscheiden, dann fügt Calendly Ihrer Website einen Button hinzu, über den Ihre Mandanten oder Kunden zu Ihrer Calendly-Seite gelangen 
    • Popup-Text: Hier wird Ihrer Website eine Verknüpfung via Text hinzugefügt und Calendly in einem Popup-Window gestartet. 

Und jetzt? Warum diese Software gerade für Sie und Ihre Kanzlei so sinnvoll ist

Calendly steht beispielhaft für die transformative Kraft der Digitalisierung, die Arbeitsabläufe in Unternehmen auf eine völlig neue Ebene hebt. Diese innovative Software bietet nicht nur eine Lösung für das altbekannte Problem der Terminplanung, sondern sie verändert die Art und Weise, wie wir Zeit organisieren, grundlegend. 

Für Mitarbeiter bedeutet dies eine Entlastung von zeitraubenden und mühsamen Terminabsprachen. Die Zeit, die sonst für endlose E-Mails, Telefonate und Koordination aufgewendet wird, kann nun für produktive Aufgaben genutzt werden. Gleichzeitig wird die Kundenkommunikation optimiert, was zu gesteigerter Zufriedenheit und Bindung führt. Kunden können flexibel und bequem Termine wählen, die ihren individuellen Zeitplänen entsprechen.

Besonders für Anwälte, Steuerberater und ähnliche Berufsgruppen, die stark auf die Koordination mit Mandanten angewiesen sind, kann Calendly ein äußerst hilfreiches Tool sein. Die Genauigkeit von Terminabsprachen und -erinnerungen ist in diesen Branchen von entscheidender Bedeutung. Calendly bietet die Möglichkeit, komplexe Terminvereinbarungen mit Leichtigkeit zu managen, wodurch Anwälte und Steuerberater sich auf ihre Beratungstätigkeit fokussieren können, anstatt sich mit administrativen Details zu belasten.

Fazit

Calendly ist ein gutes Beispiel dafür, wie wir durch die Digitalisierung immer wieder neue Ideen entwickeln, um noch effizienter und effektiver zu arbeiten. Durch die Nutzung dieser Software können Sie sich auf zeitlich passende und fehlerfreie Terminplanung verlassen. Damit ersparen Sie sich, Ihren Mitarbeitern und Ihren Mandanten oder Kunden viel Aufwand und zeitraubendes Hin und Her. Letztendlich trägt Calendly auch dazu bei, Ihre Pozesse nachhaltig zu optimieren und Ihre Mandanten und Kunden langfristig mit Professionalität zu überzeugen und an Sie zu binden.