Benchmarking: Prozessoptimierung in der Steuerberatung

Ihre Kanzlei funktioniert als ein großes Konstrukt verschiedenster Prozesse. Kanzleibezogene Arbeitsprozesse, Leistungs-Prozesse strategische Prozesse etc. Um zu garantieren, dass diese zu jeder Zeit reibungslos ablaufen, ist ein strukturiertes und sorgfältig erarbeitetes Prozessmanagement unerlässlich. 

Prozessmanagement beschäftigt sich mit der Identifikation und Gestaltung von Arbeitsprozessen sowie deren Implementierung, Steuerung und Verbesserung. Finden Sie heraus, wie Sie durch Benchmarking Verbesserungspotenzialer identifizieren und so Ihre Kanzleiprozesse optimieren können. 

Qualitätsmanagement und Prozessmanagement 

Qualitätsmanagement und Prozessmanagement sind weder zwei, als Synonyme zu beachtende Begriffe, noch ist das Prozessmanagement als Unterpunkt des Qualitätsmanagements zu verstehen. Vielmehr sind dies zwei verschiedene, aber eng miteinander verbundene Konzepte. Während Prozessmanagement, wie bereits eingangs erwähnt, darauf abzielt, Unternehmensprozesse zu analysieren etc., kommt es beim Qualitätsmanagement auf das große Ganze an. Es geht also um die Planung, Steuerung und Überwachung aller Aktivitäten, die darauf abzielen, die Qualität von Produkten, oder im Fall des Steuerberaters, Dienstleistungen zu verbessern. 

Obwohl sich diese beiden Konzepte also unterscheiden, gibt es Überschneidungen und Berührungspunkte. So kann Prozessmanagement beispielsweise dazu beitragen, die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen zu verbessern, indem es dazu beiträgt, Fehler zu reduzieren und die Effizienz von Prozessen zu erhöhen. Umgekehrt kann Qualitätsmanagement auch dazu beitragen, Prozesse zu verbessern, indem Probleme identifiziert werden, die den Prozessablauf behindern. 

Warum das Ganze?

Ein klar strukturiertes Prozessmanagement macht es Ihnen möglich, die Abläufe in Ihrer Kanzlei auf ganzer Linie transparent und effizient zu gestalten. Darüber hinaus stellen Sie sicher, dass Leistungen für Ihre Mandanten qualitativ hochwertig und zeitnah erbracht werden können. Die Zeit, die Sie sich durch effizientes Prozessmanagement freigeschaufelt haben, können Sie dann nutzen, um Ihre Mandanten besser und umfangreicher zu betreuen.

Darüber hinaus bildet eine transparente Prozessausarbeitung die Grundlage und Ausgangspunkt für Optimierungen und Strategieüberlegungen in Ihrer Steuerkanzlei. Das Wissen über bestimmte Vorgänge und deren Besonderheiten in Ihrem Unternehmen wird dadurch allen Mitarbeitern zugänglich gemacht. Das sorgt für ein Sicherheitsgefühl bei Ihren Angestellten und schafft den Rahmen für eigenständiges Arbeiten. Nicht zu missachten ist  auch die Tatsache, dass bereits vorliegende, klar definierte und strukturierte Prozesse die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems vereinfachen. 

Wo kommt Benchmarking ins Spiel? 

Der Benchmarking – Vorgang in Verbindung mit Prozess- und Qualitätsmanagement setzt, wenn wir uns einmal an der zu Beginn genannten Definition von Prozessmanagement orientieren, beim Stichwort „Verbesserung“ an. Das heißt, dass ein Benchmarking-Vorgang erst dann Sinn macht, wenn Sie bereits klar definierte Prozessbeschreibungen und -vorgehenswesen vorliegen haben. Ansonsten haben Sie ja nichts, was Sie dem Vergleich mit anderen Steuerkanzleien unterziehen könnten.  Benchmarking ist ein Teil der Wettbewerbsanalyse und definiert sich als den kontinuierlichen Vergleich von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen mit (mehreren) Unternehmen, um die Leistungslücke, zum sogenannten „Klassenbesten“ (Best-Practice) zu schließen. Im Prinzip geht es darum, festzustellen, welche Unterschiede zueinander bestehen, warum diese bestehen und welche Verbesserungsmöglichkeiten es gibt. 

Im Rahmen des Prozessmanagements kann Benchmarking dazu beitragen, die Effektivität und Effizienz von Geschäftsprozessen zu verbessern, indem die Leistung der eigenen Prozesse mit der Leistung anderer Organisationen verglichen wird, die ähnliche Prozesse ausführen. Durch den Vergleich kann ermittelt werden, welche Prozesse und Praktiken am besten funktionieren und welche Verbesserungen vorgenommen werden müssen, um die Leistung der eigenen Prozesse zu verbessern.

Kanzleiprozesse optimieren – Beispiele 

Nachdem geklärt ist, was Prozessmanagement ist, warum dieses wichtig für die Steuerberatung und Ihre Kanzlei ist und welche Vorteile sich daraus für Sie und Ihre Mandanten ergeben, fragt sich nun, welche Prozesse es gibt, auf die das Benchmarking zur Optimierung angewendet werden kann. Die Antwort ist recht simpel. Ein Benchmarking-Prozess kann auf alle definierten Prozesse innerhalb Ihrer Kanzlei angewendet werden. Nachfolgend sollen einige Beispiele für Prozessvorgänge aufgelistet werden, die man im Rahmen eines Benchmarking- Workshops analysieren kann. 

• Strategie Prozesse:  Zu den strategiebezogenen Prozessen gehört beispielsweise der Vorgang, die einzelnen Kanzleiziele festzulegen, sowie darauf aufbauend die Dienstleistungen zu entwickeln. Ersteres umfasst sowohl die qualitativen als auch quantitativen Ziele Ihrer Kanzlei. Also beispielsweise, welche Dienstleistungen für Sie am wichtigsten sind und wie viel Umsatz Sie dadurch erwarten. 
• Mandantenbezogene Bearbeitungsprozesse: Die mandantenbezogenen Prozesse beziehen sich, wie der Name schon sagt, auf alle Vorgänge, die mit dem Fall des Mandanten in Verbindung stehen. Hierzu gehört allem voran die Ermittlung des Sachverhalts, sowie die Auftragsannahme und das Bearbeiten. Innerhalb dieser Prozesse liegt der Fokus auf der Mandatseinrichtung und -Beendigung sowie das Beachten der einzelnen Fristen. Auch hierunter fallen finanzielle Abwicklungsprozesse, wie die Leistungserfassung und die Rechnungserstellung, den Mandanten und den Auftrag entsprechend.  Hier können Sie sich beispielsweise fragen, wie Sie das erste Gespräch am effektivsten gestalten oder ob es eine schnelle und sichere Möglichkeit für Ihren Mandanten gibt, Ihnen die notwendigen Unterlagen zukommen zu lassen. Ist der elektronische, umweltfreundliche Datenaustausch möglich oder geschieht dies noch auf dem Postweg? 
• Leistungsprozesse der Steuerberatung: Hier geht es um Prozesse, die überwiegend der finanziellen Kontrolle der Kanzlei an sich dienen. Hierzu gehören die Lohn- und Finanzbuchhaltung sowie betriebliche und private Steuererklärungen oder der Prozess der Steuergestaltungsberatung.  Vergleichen ließe sich hier wie die jeweiligen Unternehmen ihre Lohnabrechnungen erstellen, ob die Steuerbescheidprüfung effizient geplant ist oder ob sonstige Tätigkeiten eventuell zu einem Vorgang zusammengefasst werden können, um so Zeit einzusparen und diese an anderer Stelle verwenden zu können. 
• Leistungsprozesse der betriebswirtschaftlichen Beratung:  Hierunter fallen Prozessvorgänge wie die Unternehmensnachfolge, die vorweggenommene Erbfolge oder die Unternehmensbewertung. Hierbei geht es darum, wie vorbereitende Maßnahmen getroffen werden und wie ein entsprechendes Konzept für das jeweilige Vorhaben erstellt werden kann, um eine zügige und effektive Handhabung zu ermöglichen. 
• Kanzleibezogene Bearbeitungsprozesse: In diesen Bereich zählen sowohl die Pflege der mandantenbezogenen Daten als auch die Regelung, wie die zukünftige Kommunikation zwischen dem Mandanten und Ihrer Kanzlei ablaufen soll. 

Fazit

Das Prozessmanagement befasst sich mit der Identifikation, Gestaltung und Anpassungen von Arbeitsprozessen in Ihrer Steuerkanzlei. Es verleiht Ihrer Kanzlei eine starke Struktur, die Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit verschafft, eigenverantwortlich und selbstsicher zu arbeiten. Zudem können Sie die durch strukturierte Prozesse die gewonnene Zeit für Ihren Mandanten einsetzen. 

Benchmarking beschäftigt sich mit dem Vergleich dieser Prozesse, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Das Benchmarking kann auf alle möglichen kanzleibezogenen Prozesse angewendet werden.   Durch den Vergleich Ihrer Prozesse mit denen anderer Unternehmen können Sie also mögliche Anpassungen vornehmen, Prozesse erweitern oder komprimieren. So verschaffen Sie sich letztendlich eine bessere Wettbewerbsposition auf dem Markt.