Ziel des Benchmarkings ist es, in einer sich ständig verändernden Welt als Unternehmen auf Dauer wettbewerbsfähig zu bleiben. Der fortlaufende Vergleich im unmittelbaren Wettbewerbsumfeld gewährt einen Blick auf Best- Practice Unternehmen und eröffnet die Möglichkeit der eigenen Weiterentwicklung. Seit vielen Jahrzehnten ist Benchmarking in der Industrie ein verbreiteter Begriff. Die Brücke zur Branche der Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung wurde allerdings erst einige Jahre später geschlagen.
Wichtig ist es zu betonen, dass es sich beim Benchmarking nicht um einen einmaligen Prozess handelt. Vielmehr ist es eine kontinuierliche Vergleichsanalyse der eigenen Key Performance Indikatoren (KPI’s), oder auch Kennzahlen genannt, mit den jeweiligen Kennzahlen der besten Konkurrenten. KPI’s sind Leistungswerte, die in Form einer Kennzahl gemessen und dargestellt werden. Diese veranschaulicht, ob die jeweilige Einheit ihren Zweck erfüllt und inwieweit die vorgegebenen Ziele erreicht wurden.
Welche KPI’s werden erhoben?
Grundsätzlich ist zu erwähnen, dass die Setzung von KPI’s erst und nur dann sinnvoll ist, wenn homogene Gruppen gebildet werden können, die im besten Fall über mehrere Jahre hinweg zusammenarbeiten. Wichtig dabei ist, die Stärken der Teilnehmenden zu erkennen und diese mit weiteren sinnvoll zu kombinieren. Ist dies vollbracht, geht es darum zu analysieren, welche KPI’s erhoben werden können, damit ein branchenweiter Vergleich garantiert werden kann.
Folgend eine Auswahl an möglichen Key Performance Indikatoren:
- Leistung pro Stunde und Mitarbeiter
- Welche Führungsinstrumente werden eingesetzt?
- Welche Spezialisierungen gibt es?
- Leistung pro Vollzeitmitarbeiter
- Wie hoch ist die Produktivität?
- Zeit pro Buchung in der Finanzbuchhaltung
Wie können KPI’s verglichen werden?
Um einen effizienten Vergleich zu erzielen, ist es unabdingbar, sicherzustellen, dass die jeweils gewählten KPI’s standardisiert formuliert und vergleichbar sind. Hilfreich kann hierfür der Einsatz von Branchenstandards oder einheitlich definierten Messkriterien sein. Zudem empfiehlt es sich, den Vergleich zeitlich zu beschränken. Das kann beispielsweise die Wahl eines konkret abgesteckten Zeitraums oder die Beschränkung auf Kanzleien ähnlicher Größenordnung sein.
Welche Vorteile ergeben sich durch den KPI- Vergleich?
Durch den Einsatz von Key- Performance- Indikatoren zur Verbesserung der Unternehmenseffizienz ergeben sich weitreichende Vorteile.
Durch den stetigen Vergleich mit direkten Wettbewerbern profitiert man als Unternehmen von den Erfahrungen anderer Kanzleien. So kann man die dadurch entstehenden Impulse in die eigene Unternehmensentwicklung und -Verbesserung implementieren. Zudem ermöglicht der direkte Vergleich auch immer, zu sehen, wo der Konkurrent steht und ob zur Aufrechterhaltung des erfolgreichen Wettbewerbsverhältnisses eine Anpassung der eigenen Strategie notwendig ist. So läuft der Einsatz von Key- Performance- Indikatoren auch immer mit dem Wachstum des eigenen Unternehmens Hand in Hand.
Erfolgreiches Benchmarking funktioniert darüber hinaus nur, wenn man sich im stetigen Austausch mit anderen Unternehmen befindet. Der breitgefächerte Austausch, meist über mehrere Jahre hinweg, hat im besten Fall zur Folge, dass landesweite Kontakte zu erfolgreichen Kanzleien geknüpft werden können.
Die in den letzten Jahren konstant wachsenden Gesetzesvorgaben für Steuerkanzleien erschweren die gewissenhafte Arbeit zunehmend. Die dadurch wachsenden Anforderungen an die einzelnen Unternehmen können unter Umständen an Oberhand gewinnen und damit die eigentliche Arbeit aus dem Fokus verdrängen. Damit dies nicht passieren kann und die Effizienz des Unternehmens weiterhin gesichert bleibt, ist das Zurückgreifen auf Benchmarking ein Muss. So kann der Überfluss an Informationen gefiltert und in anwendbares und konkret umsetzbares Wissen verwandelt werden.
Fazit
Abschließend kann festgehalten werden, dass das Tool des Benchmarking einen effizienten Weg darstellt, um das stetige Wachstum und die anhaltende Verbesserung der eigenen Unternehmensstrategie zu garantieren. Bei der Wahl der dafür notwendigen Key- Performance- Indikatoren kommt es vor allem darauf an, diese so zu wählen, dass sie in einem Vergleich als vielsagende Variable stehen können. Aus dem Benchmarking ergeben sich sowohl für das eigene, als auch für die jeweils anderen Unternehmen viele Vorteile. Nicht nur bleibt der Austausch untereinander erhalten und man lernt voneinander. Außerdem kann dadurch auch langfristig sichergestellt werden, dass die Verbesserung des Unternehmens nicht aus dem Fokus gerät.