Benchmarking Steuerberater Ablauf der Workshpos
Benchmarking Steuerberater Ablauf der Workshpos

Eine Benchmark definiert sich gemäß dem Gabler Wirtschaftslexikon als ein Vergleichswert, der in einem Benchmarking-Prozess gewonnen wird. Benchmarks regen zum gegenseitigen Lernen an. Ein Benchmarking-Workshop ist eben ein solcher Benchmarking- Prozess, wofür Teilnehmende aus verschiedenen Unternehmen zusammenkommen, um diesen gemeinsam durchzuführen. 

 Ziel eines solchen Workshops ist es, die unternehmenseigenen Prozesse, Dienstleistungen oder Produkte mit denen anderer zu vergleichen, um somit Verbesserungspotenziale zu entdecken, die in konkrete Verbesserungsvorschläge umgewandelt werden können. Was den genauen Ablauf betrifft, gibt es einige Details zu beachten. 

Wie ein Benchmarking- Workshop aufgebaut ist

Ein Benchmarking Workshop kann nach verschiedenen Aufbaumodellen aufgebaut sein. Der dahinter stehende Grundgedanke allerdings, der bleibt der gleiche. 

Benchmarking- Partner finden 

Der Austausch im Zuge eines Benchmarking- Prozesses kann unter Umständen eine sehr vertrauliche Angelegenheit darstellen. Aus diesem Grund ist es häufig ratsam, den ersten Kontakt durch die Geschäftsleitung oder das Management aufzunehmen. Denn auch nur auf dieser Ebene herrscht Entscheidungsgewalt über das Durchführen eines solchen Projektes. 

Fragenkatalog zum Datenaustausch 

Ein solcher Fragebogen variiert je nach Untersuchungsgegenstand des Benchmarking Prozesses. Beispielsweise können sich die Fragen auf Unternehmensabläufe, etwaige Besonderheiten oder spezielles Know How beziehen. Hierbei ist es wichtig, dass man sich auf das Wesentliche zu beschränken weiß, damit die Fülle an neuen Informationen nicht überfordert. 

Gespräche und Workshops durchführen

Hierbei geht es dann gezielt darum, mit den anderen Teilnehmenden in den Austausch zu treten. Dieser kann in Form von Gesprächen oder Interviews vonstattengehen. Ziel ist es, die Unternehmenskultur, die Unternehmensprozesse sowie den Einfluss der Mitarbeitenden zu erfassen. All das kann zu einem späteren Zeitpunkt Einfluss auf die eigene Auswertung haben. 

Datenanalyse und Auswertung 

Die gewonnenen Daten müssen nun noch einer Analyse unterzogen und ausgewertet werden. Meistens geschieht dies durch das Erstellen eines Abschlussberichts oder eines Reports, der sich an die Unternehmensspitze richtet 

Feedback- Treffen 

Feedback- Treffen können insofern hilfreich sein, als dass die Teilnehmenden jeweils gegenprüfen können, ob sich die eigenen Analyseergebnisse mit denen der anderen decken oder nicht. 

Dokumentation der eigenen Erkenntnisse 

In einem letzten Schritt müssen diese Erkenntnisse dann dokumentiert werden. Heißt hier müssen aufgetretene Leistungsunterschiede festgehalten und mögliche Gründe dafür genannt werden. Auch sollten Ziele für die Zukunft gesetzt werden, die sich in einem realistischen Rahmen bewegen. Zu guter Letzt sollten konkrete Vorschläge erbracht werden, die beschreiben, wie und in welchem Zeitraum diese Ziele erreicht werden können. 

Ein Benchmarking- Workshop: Die Dauer 

Die genaue Dauer eines solchen Workshops lässt sich nicht genau voraussagen. Diese hängt von der Komplexität des Vergleichs ab. Es gibt eine Zeitspanne von einem halben Tag, bis hin zu mehreren aufeinanderfolgenden Tagen. 

Vorbereitung ist das A und O

Es gibt mehrere Dinge, die man vorbereiten sollte, wenn man an einem Benchmarking- Workshop teilnehmen möchte. Neben organisatorischen Dingen, wie Agenda, Präsentationsmaterialien oder dem bereits genannten Fragebogen, sind vor allem ausführliche Vergleichsdaten wichtig. Diese können zum Beispiel folgendes sein: 

  1. Mandantenanzahl 
  2. Durchschnittliche Dauer von Steuererklärungen 
  3. Kundenzufriedenheit 
  4. Umsatz und Gewinn 
  5. Mitarbeiterzufriedenheit 
  6. Dienstleistungsangebot 
  7. Technologie und Prozesse 

Der Benchmarking- Workshop- Die anderen Teilnehmenden 

Die Teilnehmenden eines Benchmarking-Workshops für Steuerberater sind in der Regel andere Steuerberater, oder Experten aus der Beratungsbranche. Es können auch Vertreter aus Organisationen oder Verbänden hinzutreten. 

Handelt es sich um einen branchenübergreifenden Benchmarking- Workshop, dann sind natürlich auch Vertreter aus anderen Branchen anwesend. 

Fazit 

Ein Benchmarking- Workshop kann für das eigene Unternehmen sowie für die anderen Teilnehmenden weitreichende Vorteile haben. Durch den gegenseitigen Austausch können unterschiedliche Unternehmen, sowohl aus der gleichen, als auch aus anderen Branchen, die Prozesse des Gegenüber kennenlernen. Aus diesem Vergleich ergeben sich im besten Fall für beide Seiten Verbesserungspotenziale, die in das eigene Unternehmen implementiert werden können. 

Der Ablauf und die Dauer eines solchen Workshops variieren je nach Vergleichs- und Teilnehmerumfang. Prinzipiell folgt der Inhalt aber standardisierten Vorgehen.

Will man als Steuerberater an einem Benchmarking- Workshop teilnehmen, gibt es mehrere Vergleichsdaten, die man zur Hand haben sollte, damit der Workshop auch dem Gegenüber einen Mehrwert bietet.