Benchmarking für Kanzleien: strukturiert und strategisch vorgehen

Wie Kanzleien sich professionell mit Wettbewerbern vergleichen und daraus konkrete Maßnahmen ableiten

„Wo steht meine Kanzlei im Vergleich zu anderen?“ Diese Frage begleitet Steuerberater und Kanzleiinhaber durch ihren gesamten Berufsalltag – und sie ist längst mehr als reine Neugier. In einem Markt, der von steigenden gesetzlichen Anforderungen, wachsendem Fachkräftemangel und zunehmender Digitalisierung geprägt ist, wird die systematische Standortbestimmung zur unternehmerischen Notwendigkeit. Genau hier setzt Benchmarking an: der strukturierte Vergleich der eigenen Kennzahlen, Prozesse und Strategien mit anderen Kanzleien, um Optimierungspotenziale zu erkennen und die eigene Kanzleistrategie gezielt weiterzuentwickeln. DONGUS HOSPACH PARTNER thematisiert, wie Sie Benchmarking für Ihre Kanzlei optimal nutzen können.

Was bedeutet Benchmarking für eine Steuerkanzlei konkret?

Benchmarking bezeichnet den kontinuierlichen Vergleich der eigenen Leistungswerte mit denen erfolgreicher Wettbewerber oder anerkannter Branchenstandards. Der Begriff stammt ursprünglich aus dem Vermessungswesen und bedeutet so viel wie „Maßstab“. Übertragen auf die Kanzleiwelt heißt das: Die Benchmark ist die Kanzlei oder der Kennwert, an dem sich andere orientieren. Wichtig dabei ist, dass Benchmarking kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess ist, der fest in der Kanzleistrategie verankert werden sollte. Nur wer regelmäßig vergleicht, erkennt frühzeitig Abweichungen und kann rechtzeitig gegensteuern.

Zu unterscheiden sind dabei verschiedene Ansätze: Beim internen Benchmarking werden Abteilungen oder Standorte derselben Kanzlei miteinander verglichen. Competitive Benchmarking stellt die eigene Kanzlei direkten Wettbewerbern gegenüber, während generisches Benchmarking auch branchenfremde Best Practices einbezieht. Je nach Zielsetzung kann sich der Vergleich zudem auf Produkte, Prozesse, Strategien oder einzelne Kennzahlen (Performance-Benchmarking) konzentrieren.

Welche Kennzahlen sollten Kanzleien vergleichen?

Damit ein Kanzleivergleich aussagekräftig ist, braucht es klar definierte, standardisierte Kennzahlen. Vier zentrale Benchmarks haben sich in der Praxis bewährt:

Kennzahl	Formel	Kritisch	Solide	Exzellent
Umsatz pro Berufsträger	Gesamtumsatz ÷ Anzahl Berufsträger	unter 200.000 €	200.000–300.000 €	über 300.000 €
EBIT-Marge	(EBIT ÷ Umsatz) × 100	unter 20 %	20–30 %	über 30 %
Personalkostenquote	(Personalkosten ÷ Umsatz) × 100	über 60 %	45–60 %	unter 45 %
Administrativer Aufwand je Berufsträger	Anteil nicht abrechenbarer Arbeitszeit	über 20 %	10–20 %	unter 10 %

Der Umsatz pro Berufsträger zeigt die Produktivität der Kanzlei, während die EBIT-Marge Auskunft über die tatsächliche Profitabilität gibt – unabhängig von Zinsen und Steuern. Die Personalkostenquote deckt auf, ob der größte Kostenblock einer Kanzlei effizient eingesetzt wird, und der administrative Aufwand je Berufsträger macht sichtbar, wie viel wertvolle Arbeitszeit durch nicht abrechenbare Tätigkeiten verloren geht. Wer diese vier Werte kennt, erhält bereits ein belastbares Bild der eigenen wirtschaftlichen Situation.

Darüber hinaus lohnt sich der Blick auf weitere Effizienzparameter: Leistung pro Vollzeitmitarbeiter, Auslastungsgrad, Umsatz pro verrechenbare Stunde, Krankenstand im Branchenvergleich oder die Bearbeitungszeit pro Buchung in der Finanzbuchhaltung. All diese Kennzahlen ergänzen das Bild und zeigen, an welchen Stellschrauben eine Kanzlei konkret ansetzen kann.

Wie läuft ein professioneller Benchmarking-Prozess ab?

Ein strukturiertes Kanzlei-Benchmarking folgt typischerweise vier Phasen:

1. Planungsphase – Festlegung, was verglichen werden soll (Prozesse, Produkte, Kennzahlen) und mit welcher Vergleichsgruppe.
2. Erhebungsphase – Sammlung der relevanten Daten, etwa durch Desk-Research, Expertengespräche oder ein standardisiertes Kennzahlenraster.
3. Analysephase – Auswertung und Einordnung der Daten, häufig in Form von Rankings oder der Identifikation eines „Best Performers“.
4. Umsetzungsphase – Ableitung konkreter Verbesserungsmaßnahmen und Integration in die eigene Kanzleistrategie, inklusive regelmäßiger Erfolgskontrolle.

In der Praxis hat sich ein Format bewährt, bei dem sich Gruppen von sechs bis acht vergleichbaren Kanzleien vierteljährlich austauschen. Jede Kanzlei liefert im Vorfeld ihre Quartalswerte, die anschließend gemeinsam analysiert werden. Im Workshop selbst werden Positionierungen offengelegt, Ursachen diskutiert und konkrete Verbesserungsmaßnahmen vereinbart – bevor der Kreislauf mit dem nächsten Quartal von Neuem beginnt.

Welche Rolle spielt eine homogene Vergleichsgruppe?

Der Erfolg eines Kanzleivergleichs steht und fällt mit der Zusammensetzung der Gruppe. Kanzleien mit stark unterschiedlicher Größe – vom Einzelkämpfer bis zur Partnerschaft mit dreißig Mitarbeitenden – beschäftigen völlig unterschiedliche Themen und sprechen oft aneinander vorbei. Eine belastbare Benchmarking-Gruppe orientiert sich deshalb an vergleichbaren Umsatzklassen, ähnlicher Mitarbeiterzahl und teils auch am Dienstleistungsangebot oder Spezialisierungsgrad. Ebenso wichtig sind „Soft Facts“ wie Mentalität, Zielsetzung und Veränderungsbereitschaft der Teilnehmenden. Um direkte Konkurrenzsituationen zu vermeiden, wird häufig ein Mindestabstand der Kanzleistandorte vereinbart. Gleichzeitig gilt ein klarer Verhaltenskodex: Austauschprinzip, Vertrauensprinzip und Nutzungsprinzip stellen sicher, dass offengelegte Daten vertraulich bleiben und nur für den vereinbarten Zweck genutzt werden.

Wie hängen Benchmarking und Digitalisierung zusammen?

Digitalisierung ist längst kein optionales Zukunftsthema mehr, sondern fester Bestandteil einer wettbewerbsfähigen Kanzleistrategie – von der Kanzlei-Management-Software über digitale Aktenverwaltung bis hin zum Mandantenportal für den unkomplizierten Dokumentenaustausch. Benchmarking hilft dabei, den eigenen Digitalisierungsgrad einzuordnen: Wie schneidet die eigene Kanzlei im Vergleich zu anderen ab? Wo bestehen noch Lücken? Durch den regelmäßigen Abgleich lassen sich realistische Ziele setzen, Fortschritte messen und Best Practices anderer Kanzleien identifizieren und auf die eigene Situation übertragen.

Wie unterstützt DONGUS HOSPACH PARTNER Kanzleien beim Benchmarking?

Ein bewährter Partner für professionelles Kanzleibenchmarking ist DONGUS HOSPACH PARTNER (DHP). Das Beratungsunternehmen begleitet Steuerkanzleien dabei, ihre Position im Wettbewerb zu bestimmen, Optimierungspotenziale aufzudecken und sich gemeinsam mit anderen Kanzleien strategisch weiterzuentwickeln. Kern des Konzepts sind feste Benchmarking-Gruppen von sechs bis acht Kanzleien vergleichbarer Umsatzklassen, die sich unter Leitung von DHP viermal jährlich austauschen. Im Vorfeld jedes Termins übermitteln die teilnehmenden Kanzleien ihre Quartalswerte anhand eines einheitlichen Kennzahlenrasters, das von DHP ausgewertet und für den Vergleich aufbereitet wird. In den anschließenden Workshops werden die Ergebnisse offen diskutiert, Positionierungen und „Best Performer“ sichtbar gemacht und gemeinsam mit allen Teilnehmenden Verbesserungsmaßnahmen erarbeitet – ergänzt durch branchenspezifische Impulse zu aktuellen Kanzleithemen. Der Aufwand für die einzelne Kanzlei bleibt dabei überschaubar: Erfahrungsgemäß genügen rund 20 Minuten pro Quartal, um von den Erfahrungen und Kennzahlen der gesamten Gruppe zu profitieren. So entsteht ein kontinuierlicher Kreislauf aus Vergleich, Erkenntnis und konkreter Umsetzung, der die Kanzleistrategie Schritt für Schritt auf ein neues Level hebt.

Fazit: Benchmarking als fester Bestandteil der Kanzleistrategie

Benchmarking ist weit mehr als ein klassischer Betriebsvergleich anhand von Umsatzzahlen. Es verbindet harte Kennzahlen mit dem Austausch über Prozesse, Strukturen und strategische Weichenstellungen. Kanzleien, die sich regelmäßig und strukturiert mit den Besten der Branche vergleichen, erkennen Schwachstellen frühzeitig, entdecken ungenutztes Potenzial und sichern sich langfristig einen Wettbewerbsvorteil. Wer den Aufwand von wenigen Stunden pro Quartal investiert, gewinnt im Gegenzug fundiertes Praxiswissen, wertvolle Impulse und eine belastbare Grundlage für die nächsten strategischen Entscheidungen der eigenen Kanzlei. Lassen Sie sich von DONGUS HOSPACH PARTNER beraten!