Ihre Vorteile einer Kanzleiorganisation von DHP
Die passende Organisationsstruktur für Ihre Kanzlei
- Spezialisierung auf den Kanzleibereich
damit wir bestens auf Ihre Wünsche eingehen können - Professionelle & individuelle Beratung
für Ihre Organisationsstruktur in der Kanzlei - Enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit
für ein gutes Gefühl – von Anfang an - Jahrlange Erfahrung in der Branche
für erfolgsversprechende Ergebnisse mit Ihnen
„Je größer der Laden desto wichtiger die Organisation“
Boris Melzer
Melzer & Kollegen / Steuerkanzlei
STRUKTUR IN DIE KANZLEI BRINGEN.
Projektablauf Kanzleiorganisation
1. Zieldefinition & Beratung
In einem ersten Beratungsgespräch formulieren wir gemeinsam mit Ihnen geeignete Ziele für die Umsetzung der optimierten Organisationsstruktur Ihrer Kanzlei.
2. Situationsanalyse
Wir führen einen genau Analyse Ihres Unternehmens durch und prüfen es auf Stärken und Schwächen. Anschließend bereiten wir geeignete Lösungsvorschläge für Sie vor.
3. Organisationsaufbau & Abläufe
Wir definieren genaue Organigramme und Strukturen und legen zukünftige Arbeitsabläufe in der Kanzlei fest.
4. Auswahl Informationssystem
Wir legen gemeinsam mit Ihnen fest, welches Informationssystem für Sie am meisten geeignet ist und implementieren dieses in Ihre Kanzleistruktur.
5. Mitarbeitermotivation
Wir coachen Sie außderdem hinsichtlich der Motivation Ihrer Mitarbeiter. Wir helfen Ihnen Anreize zu schaffen und das Arbeitsklima zu verbessern.
DONGUS HOSPACH PARTNER – die Kanzlei Experten
Schnelle Verbesserungen durch Optimierung der Strukturen
Kanzleiorganisation – die Arbeit zur Optimierung der Abläufe und Prozesse in der Kanzlei hat eine direkte Auswirkung auf die Rentabilität und auch die Stimmung der Mitarbeiter in der Kanzlei.
So bestimmt z.B. die Kanzleiorganisation wie viele Mandanten in einer bestimmten Zeitspanne betreut werden können. Besonders in den Standardaufgaben der Steuerberatung wie z.B. die Lohnbuchhaltung oder die Finanzbuchhaltung lassen sich hier schnell gute Ergebnisse durch eine Optimierung der Organisation erzielen.
Organisationsaufbau – Arbeitsabläufe
Der Aufbau der Organisation bestimmt die gesamten Arbeitsabläufe in der Kanzlei. Angefangen bei der Organisation des Sekretariats und den damit verbunden Aufgaben wie z.B. Postannahme, Postverteilung, Schreib- und Diktataufgaben bis hin zur Definition der Teamgrößen, Team- und Abteilungsleiter und dem Aufgabenfeld der Partner werden in der Organisationsberatung und dem Aufbau der entsprechenden Organigramme alle Punkte analysiert und definiert.
Motivation der Mitarbeiter
Die Motivation der Mitarbeiter und die Zufriedenheit mit dem Arbeitgeber entscheiden über den Erfolg der Kanzlei. Speziell im Bereich der Steuerkanzleien sind Mitarbeiter zum größten Engpassfaktor geworden. Umso bedeutungsvoller wird die Optimierung der Organisation zur Steigerung der Motivation der Kanzleimitarbeiter. Ein gutes Arbeitsklima sorgt für beste Arbeitsergebnisse und die Chance über ein gutes Arbeitgeberimage immer wieder neue Mitarbeiter zu bekommen.
Informationsfluss bzw. Informationssysteme
Information ist das wichtigste Gut in der Kanzlei. Das beginnt bei der Gewinnung neuer Informationen zu den Veränderungen der Steuergesetze und endet beim Austausch der Mitarbeiter zu fallbezogenen Informationen, die für die Bearbeitung der Mandantenaufträge relevant sind. Für die Optimierung der Zusammenarbeit in der Kanzlei und mit den Mandanten ist es besonders wichtig, klare Kommunikationsprozesse zu haben.
So wurde z.B. in der Vergangenheit nahe zu in jeder Kanzlei ein Posteingangs- und -ausgangsbuch geführt, um immer einen klaren Nachweis über die Kommunikationsabläufe zu haben. Heute gibt es auf Basis der technischen Möglichkeiten eine Vielzahl von Lösungen, wie die Arbeit in der Kanzlei und der Austausch mit den Mandanten transparent und effektiv gestaltet werden kann.
Personaleinsatz
Jeder Mitarbeiter sollte seinen Fähigkeiten und Neigungen entsprechend optimal eingesetzt werden. Die Entwicklungen im Kanzleialltag und die hohe Innovationsgeschwindigkeit bei Softwarepartnern wie z.B. DATEV verlangt von den Mitarbeitern eine kontinuierliche Lernbereitschaft.
Für ein optimales Arbeitsklima ist es daher sehr wichtig, den Mitarbeitern mit allen Aufgaben in der Kanzlei immer eine Herausforderung zur Weiterentwicklung zu bieten und gleichzeitig damit keine Überforderung zu erzeugen.
Zu diesem Zweck wird im ersten Schritt erfasst, welche Aufgaben in einer Kanzlei anfallen. Dabei werden allen Bereiche berücksichtigt vom Posteingang über Aktenorganisation, Buchführung, EDV-Management bis zur Beratung der Mandanten.
Optimale Kanzleiorganisation als Grundstein Ihres Erfolgs
Beratung zur Optimierung Ihrer Kanzleiorganisation
Nutzen Sie Ihre Ressourcen und Potenziale effektiv
- Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen einen geeigneten Organisationsaufbau und Arbeitsabläufe.
- Nutzen Sie erprobte Systeme für einen optimalen Informationsfluss.
- Setzen Sie Ihr Personal gezielt und effizient ein.
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Nicolas Dongus
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