21 Okt

Eine Kanzlei-Strategie braucht Umsetzung und messbare Erfolge – Interview mit Martina Zendath, Steuerberaterin

Beratung, Kanzleimarketing | Sophie Reiher

Kanzlei-Strategie ist immer ein spannendes Thema. Meistens sind Steuerberater voller Interesse, wenn es um die Entwicklung einer Kanzlei geht. Sie wollen erfahren, wie Kollegen vorgehen, um erfolgreich im Markt zu agieren und vielleicht auch die Erkenntnisse nutzen, um die eigene Kanzlei noch erfolgreicher zu machen. Manchmal kommt aber auch Skepsis auf und mit Sätzen, wie „alle Kanzleien sind doch gleich, was soll eine Strategie schon bringen“, wird das Thema als irrelevant abgetan. Martina Zendath von der Kanzlei Bäuerle Steuerberater aus Stuttgart kann über solche Aussagen nur schmunzeln. Sie beschäftigt sich seit mehr als 5 Jahren intensiv und kontinuierlich mit der Entwicklung der Kanzlei. Die Erfolge der Kanzlei geben ihr Recht.

Die Zukunft ist ungewiss, der Markt sehr aktiv und Kammer bzw. Verbände zeigen Entwicklungsszenarien auf, um die Berater für den Wandel der Branche zu sensibilisieren. Leitbild, Vision und Kanzlei-Strategie sind Begriffe, deren Wichtigkeit in vielen Artikeln und Vorträgen für Steuerberater immer wieder hervorgehoben werden. Die praktische Auseinandersetzung und Entwicklung einer Kanzlei-Strategie fällt allerdings vielen Kanzleiinhabern schwer. Die Kanzlei Bäuerle hat sich dem Thema seit Jahren aktiv verschrieben und führt hierfür regelmäßig Kanzlei-Strategie-Workshops durch. Doch worauf kommt es wirklich an, um mit einer Steuerkanzlei auch im Jahr 2020 oder später noch eine erfolgreiche Beratung leisten zu können?

Warum es ohne gute Kanzlei-Strategie nicht geht

Martina Zendath sagt zum Thema Kanzlei-Strategie: „Für uns bedeutet Kanzlei-Strategie, sich mit der Kanzlei an sich zu beschäftigen, sich Gedanken zu machen, wo möchte ich in den nächsten 5, 10 oder auch 15 Jahren mit der Kanzlei tendenziell hin. Die Auseinandersetzung mit den Fragen war für uns unheimlich wichtig. Vor allem die schriftliche Fixierung der Ziele und Wünsche macht es möglich, Ziele zu verfolgen und auch, sich zu fragen, ob sie ins Gesamtbild der Kanzlei passen.“

Von der Vision zum Leitbild

Der Einstieg ist über den Aufbau des Leitbilds erfolgt. In mehreren Runden wurde zunächst in der Kanzleiführung und dann mit allen Mitarbeitern ein Leitbild erarbeitet. „Besonders wichtig für uns war dabei, dass alle Mitarbeiter aktiv mitwirken. Nur dann wird es möglich, dass die Vision auch von allen getragen wird.“ berichtet Martina Zendath und ergänzt „Wäre es nach der Geschäftsleitung gegangen, so wäre unser Leitbild wahrscheinlich schwächer ausgefallen, aber wir haben den Mitarbeitern freien Lauf gelassen. Das hat Mut erfordert, heute wissen wir aber, es war richtig und wichtig“. Im Leitbild wurden Werte und Regeln vereinbart, die heute in der Zusammenarbeit mit Mandanten und Kollegen aktiv angewendet werden. In Bezug auf die Zukunftsausrichtung ist das Leitbild zur Grundlage für das Handeln geworden und bestimmt heute alle Maßnahmen und Ideen der Kanzlei.

Bestandteile einer Kanzlei-Strategie für Steuerberater

Bei der Entwicklung der Kanzlei-Strategie sowie der Umsetzung sind alle Kanzleibereiche (Leistungen, Prozesse, Personal, Honorare, Kommunikation, Ausstattung und Vertrieb) betroffen. Nur so wird es möglich, als Dienstleister eine klare Ausrichtung für die Zukunft schaffen zu können. So sind z.B. die Leistungen der Kanzlei und die damit verbundenen Prozesse vor dem Hintergrund des Leitbilds strategisch neu ausgerichtet worden. „Für uns ist die Kanzlei-Strategie mittlerweile unverzichtbar. Es ist ein sehr gutes Element geworden, um unsere wichtigsten Mitarbeiter in Entscheidungen der Kanzlei einzubeziehen, diese gemeinsam zu thematisieren und umzusetzen. Zudem verteilt sich auch die Arbeitslast für die Umsetzung nicht nur auf die Kanzleileitung, sondern auch auf die Mitarbeiter. Es sind deren Entscheidungen und dadurch werden die Maßnahmen auch viel besser mitgetragen.“ sagt Frau Zendath über die Bedeutung der Strategie für die Kanzlei Bäuerle.

Die Umsetzung entscheidet über den Erfolg. Diese Erkenntnis ist nicht neu, sollte aber bei der Planung aller Maßnahmen stets berücksichtigt werden. Nur wenn die einzelnen Schritte erreichbar sind und deren Erfolg messbar ist, wird sich auf Dauer eine Veränderung in der Kanzlei vollziehen.  Aus diesem Grund finden in der Kanzlei Bäuerle vor jedem Strategie-Workshop Vorgespräche statt, in denen die Themen abgestimmt und konsolidiert werden. Im Anschluss werden die Top-Themen im Workshop mit dem gesamten Führungskreis ausgearbeitet. Mit dieser Vorstufe wird es möglich den Tag effektiv zu gestalten und Ergebnisse zu erarbeiten, da konzentriert ausgewählte Themen bearbeitet werden. Besonders wichtig ist, dass im Workshop direkt die Ziele und Zielgrößen sowie Zeitpunkte und Verantwortlichkeiten mit allen Teilnehmern fixiert werden. Zur Messbarkeit des Erfolgs der Kanzlei-Strategie sagt Martin Zendath „In unserem Fall würde ich sagen, gibt es zwei Kriterien. Das eine sind die eindeutigen Zahlen, ob sich die Kanzlei besser entwickelt hat als vor Beginn der Strategie-Meetings. Zum anderen lässt es sich aber auch an der Motivation der Teilnehmer und auch Mitarbeiter messen. Wenn nach den Strategie-Terminen spürbar wird, dass sich etwas verändert, so ist es für alle ein Erfolg. Die Mitarbeiter sind viel motivierter, wenn sie merken es bewegt sich etwas zum Positiven. Und die Vorschläge, die sie immer wieder einbringen, kommen auch zum Tragen. Ein besseres Signal kann man eigentlich den Mitarbeitern gar nicht geben.“ Wenn Martin Zendath heute rückblickend auf die Entwicklungen schaut, so stellt sie in beiden Bereichen eine positive Veränderung fest.

Erfahrungen mit Kanzlei-Strategien

„Für uns hat die Arbeit an der Kanzlei-Strategie einen immensen Mehrwert gebracht. Mit diesen Prozessen konnten wir nicht nur erkennen, wohin die Reise zukünftig gehen soll, sondern auch, welche Mitarbeiter bei uns für diese Strategie geeignet sind und vor allem, wer Führungsaufgaben übernehmen kann und will. Ich kann jedem Steuerberater nur raten, sich so früh wie möglich mit der Kanzlei-Strategie zu beschäftigen.“