Organisationen werden geboren, sie wachsen, differenzieren und professionalisieren sich. Sie reifen, werden manchmal unflexibel und gehen unter, wenn sie aufhören, ihre Umwelt zu verstehen. Was sie wirklich lebens- und überlebensfähig macht, ist seit vielen Jahren Inhalt der Organisationsentwicklung. Steuerberater Boris Melzer von der Kanzlei Melzer und Kollegen hat sich in den vergangenen fünf Jahren intensiv mit der Entwicklung der Kanzlei-Organisation beschäftigt. „Im Prinzip ist der ganze Kanzleiablauf davon betroffen, also das tägliche Leben“, sagt Boris Melzer kurz und knapp zur Kanzlei-Organisation.
Jede Kanzlei ist einzigartig und befindet sich in einer individuellen Lebensphase, in der sie spezifische Aufgaben zu bewältigen hat. Jede Phase
verlangt ihre eigene Form von Führung und Veränderungsmanagement.
Was in der einen Phase nützt, kann in der anderen schaden. So ist es manchmal äußerst hilfreich, dass sich der Kanzleileiter in der Gründungsphase um alles selbst kümmert. Später kann aber genau das
zum Problem werden. „Umso mehr Menschen zusammenarbeiten, umso mehr unterschiedliche Routinen können sich einschleichen. Was man natürlich auch gerade bei der Bearbeitung von z.B. Jahresabschlüssen sieht. Jeder macht die gleichen Dinge etwas anders, alle meinen aber, sie haben das Gleiche getan“, sagt Boris Melzer.
Digitalisierung stellt neue Herausforderungen für Kanzlei-Organisation
Für die Ausrichtung einer Kanzlei auf die Zukunft und die Annahme der Herausforderungen einer digitalisierten Welt ist es jedoch kanzleirelevant, eine einheitliche Ausrichtung zu finden und voranzutreiben. Wir begreifen und definieren Kanzleien heute noch immer mit den gleichen Leitlinien und Grundprinzipien, die diese in den letzten 50 Jahren ausgezeichnet haben. Wir denken und kategorisieren Kanzleien anhand von Aufbau-
und Ablauforganisation, Hierarchiegefügen und Leitbildern. Wir akzeptieren, dass es eine Führungskraft gibt, die wiederum eine Führungskraft hat und so weiter. Wir führen Mitarbeitergespräche, leisten unsere Beiträge in Feedbackgesprächen mit Führungskräften und
bringen uns in Kanzleiversammlungen ein. All das hat sich in der Vergangenheit als produktiv erwiesen. Doch kann es in der Zukunft genauso weitergehen?
Einheitliche Regelungen, Routinen, effizientere Abläufe: Das alles ist Kanzlei-Organisation
Unternehmen und auch Kanzleien sind dem Untergang geweiht, wenn sie es nicht schaffen, sich neu zu erfinden. Doch Veränderungen fallen Kanzleien grundsätzlich nicht leicht, weil sie sozusagen von Grund auf für
Kontinuität leben. Mit der Kanzlei-Organisation wollten Melzer und Kollegen die Kanzlei neu ausrichten und vor allem die Qualität und Rentabilität auf ein besseres Niveau bringen. „Wir haben uns zum Ziel gesetzt, dass die einzelnen Arbeiten in der Kanzlei besser vergleichbar werden. So erzeugen wir einerseits mehr Qualität, da es einheitliche Regelungen gibt. Und zum anderen schaffen wir so Routinen, die Abläufe effizienter machen und dadurch schnellere Bearbeitungszeiten ermöglichen“, meint Boris Melzer.
Die einzelnen Arbeiten der Kanzlei-Organisation von Melzer und Kollegen lassen sich alle den Bereichen der Aufbau- und Ablauforganisation zuordnen. Herr Melzer sagt: „Viele der Themen waren bereits vorhanden, man hat sie nur neu strukturieren müssen.“ Dabei hat die Kanzlei alle Kanzleibereiche (z.B. Strategie, Personal, Bearbeitungsprozesse etc.) auf den Prüfstand gestellt, um für die Zukunft vorbereitet zu sein. Speziell in der Ablauforganisation werden dabei die gesamten Arbeitsabläufe in der Kanzlei neu bestimmt. Angefangen bei der Organisation des Sekretariats und den damit verbunden Aufgaben wie z.B. Postannahme, Postverteilung, Schreib- und Diktataufgaben bis hin zur Definition der Teamgrößen, dem Ablauf von Teambesprechungen und dem Aufgabenfeld der Partner. Alle Bereiche werden analysiert und ggf. neu definiert. „Uns war dieser Bereich auf jeden Fall sehr wichtig. Gerade in Wachstumsschüben der Kanzlei geht es ohne einen gewissen Ablauf nicht. Sonst gibt es lauter Einzelfallregelungen.
Wie auch die aktive Einbindung der Mitarbeiter zur Kanzlei-Entwicklung beitragen kann
„Als Kanzleileiter können Sie sich dann aber nicht um das Wachstum der Kanzlei kümmern, sondern müssen sich um jede Kleinigkeit selbst kümmern“, meint Steuerberater Melzer. Der Umbau einer Kanzlei ist immer auch mit einem hohen Kommunikationsaufwand verbunden. Die aktive Integration der Mitarbeiter in allen Phasen der Kanzleientwicklung
stellt sicher, dass alle die Bedeutung der Themen von Anfang an verstehen können. Das verhindert, dass es zu Unklarheiten oder eventuell sogar Gerüchten zur zukünftigen Kanzleientwicklung kommen kann. Diese
stellen eine immense Gefahr für den Erfolg der Zukunft dar. Boris Melzer sagt dazu, „Wenn Sie es hinbekommen, dass jeder Mitarbeiter im Projekt eingebunden ist, dann haben Sie unserer Erfahrung nach die größtmögliche Erfolgsgarantie, dass auch alle das Thema verstehen und
leben. Gelingt das nicht, haben Sie eine einmalige Aktion, eventuell Prozesse, die danach irgendwo im Ordner im Schrank stehen, aber die Akzeptanz und Umsetzung leidet.