Als Unternehmen ist man stets bedacht darauf, die Effizienz der eigenen Geschäftsprozesse so hoch wie möglich zu halten. Doch wie effizient und erfolgreich ist man wirklich, wenn man den Wettbewerb in der eigenen Branche betrachtet? Diese Frage stellt man sich auch in Kanzleien von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern oder Rechtsanwälten. Ein professionell durchgeführter Benchmarking Workshop dient dabei als große Hilfe, sich an anderen Kanzleien zu orientieren, sich zu vergleichen und voneinander lernen zu können.
Was genau ist Benchmarking?
Kurz um: Beim Benchmarking geht es grundlegend um den Gedanken Verbesserung des eigenen Leistungsniveaus des Unternehmen anhand von intensiven Prozess- und Strukturanalysen sowie durch den Austausch und Vergleich mit relevanten Partnern, Wettbewerbern oder Organisationen zu identifizieren bzw. anzustoßen. Man lernt im Optimalfall somit von den Besten ihres Fachs und kann sich aus Leistungs- und Prozesssicht an ihnen orientieren. Benchmarking ist also ein kontinuierliches Vergleichen von Leistungen, Prozessen und Strategien, um auf dieser Basis eine mögliche Lücke zu den Führenden der Branche so klein wie möglich zu gestalten.
Benchmarking – typische Vorgehensweise
Lässt man zunächst einmal die verschiedenen Typen des Benchmarkings außer Acht, stellt sich schnell heraus, dass die grundsätzliche Vorgehensweise beim Benchmarking sehr ähnlich ist. Egal ob man interne Bereiche und Abläufe analysiert oder Wettbewerber mit dem eigenen Unternehmen direkt vergleicht.
Zu Beginn eines Benchmarkings wird das eigene Leistungsniveau und das des Benchmarking-Partners gemessen. Dabei wird Bezug auf Prozesse, interne Kennzahlen oder auch Strategien der Unternehmen genommen. Hier sind vor allem diejenigen Prozesse von großer Bedeutung, die maßgeblich für den Erfolg des Kerngeschäfts verantwortlich oder zumindest größtenteils daran beteiligt sind. Diese werden dann im Detail analysiert und Messgrößen festgelegt, anhand derer im nächsten Schritt geeignete Vergleiche angestellt werden können.
Daraufhin vergleicht man die analysierten Punkte und Werte mit den Benchmarking Partnern und versucht, signifikante Unterschiede aufzudecken. Bestenfalls vergleicht man das eigene Unternehmen mit einem Best-in-Class Akteur derselben Branche. Damit werden unmittelbar Referenzpunkte aufgezeigt, die von den Besten stammen und daher ein hohes Verbesserungspotenzial schaffen.
Wichtig ist nun ein intensiver Austausch der Partner, um voneinander lernen und profitieren zu können. Denn nur so können Prozessoptimierungen und Verbesserungen später im Unternehmen bestmöglich geplant und implementiert werden. Regelmäßige Treffen von Benchmarking-Partnern sorgen hierbei durch ständige Abstimmungen und Vergleiche für kontinuierliche Optimierungen im eigenen Unternehmen.
Zuletzt gilt es, die nützlichen Informationen, Kennzahlen und Verbesserungsideen dann auch im Unternehmen zu integrieren und entsprechende Maßnahmen für Prozessveränderungen durchzuführen. Dabei sind ein detaillierter Umsetzungsplan sowie eine ausführliche Dokumentation sehr hilfreich. Denn die kontinuierliche Verbesserung ist das primäre Ziel im Benchmarking.
Die Dimensionen des Benchmarking
Beim Benchmarking gibt es verschiedene Dimensionen, nach denen man die Prozesse seines Konzerns messen und vergleichen kann. Genauer gesagt dreht es sich hierbei um die Frage, was verglichen wird und mit wem.
Grundlegend kann man zwischen einem internen und einem externen Benchmarking unterscheiden. Das interne Benchmarking betrachtet Abläufe und Praktiken im eigenen Unternehmen und vergleicht dabei unterschiedliche Bereiche oder Prozesse von Akteuren in einem Konzernverbund. Je kleiner hier aber das Unternehmen ist, desto schwerer wird es, sinnvolle und ausreichende Vergleiche erstellen zu können.
Beim externen Benchmarking, auch Wettbewerber-Benchmarking genannt, vergleicht man sich mit den direkten und besten Akteuren derselben Branche, sowie deren „Best Practises“. Prägend dabei ist der aktive Austausch aller Teilnehmer miteinander. Speziell für Steuerkanzleien ist das eine wichtige Methode, um die Leistungsfähigkeit der eigenen Kanzlei verbessern zu können. Steuerberater tauschen sich beispielsweise über Themen wie Deckungsbeiträge pro Buchungsgzeilen, die effektive Gewinnung von Mitarbeitern oder Mandanten, die Integration von Partnern oder die Expansion durch den Ankauf einer weiteren Kanzlei aus.
Neben dem internen und externen Benchmarking existiert auch das funktionale Benchmarking. Hier sucht man nicht den Vergleich mit direkten Wettbewerbern, sondern mit Organisationen, die ähnliche technische und systematische Aufgaben und Abläufe besitzen. Als Beispiel kann hier ein Benchmarking-Kreis dienen, in dem sich neben Steuerberatern auch Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte oder andere Freiberufler miteinander austauschen können. Diese haben zwar alle ähnliche Prozesse und Organisationen, stehen sich mit ihren Kanzleien bzw. Unternehmen aber nicht als direkte Konkurrenten gegenüber. Die Vorteile dieser Methode sind:
- Die Unternehmen sind eher aufgeschlossen, sensible Daten zum Austausch preiszugeben und ihre Abläufe den Partnern im Benchmarking-Kreis offen zu legen
- Der Blick über den Tellerrand gibt Impulse für die eigenen Entwicklungen. So konnte z.B. ein Flugzeughersteller von einem Pharamaunternehmen den optimalen Umgang im Krisenfall lernen und auf sich übertragen.
Doch was genau sind derartige „sensible Daten“ und Kennzahlen, die man beim Benchmarking vergleicht? Zum einen dreht es sich hier um Leistungsdaten, die besonderen Aufschluss über die Höhe der Messlatte geben. Dazu zählen Margenvergleiche, Lieferzeiten und Strukturierung des Leistungsspektrums. Man vergleicht in gewisser Weise also das Leistungsniveau. Dazu tauscht man sich beim Benchmarking auch über Prozessdaten aus. Diese beinhalten sozusagen die Art und Weise wie eine Messlatte eines Best-in-Class Partners erreicht werden kann.
Übersicht über die verschiedenen Benchmarking-Arten
- Produkt-Benchmarking: Hierbei werden Vergleiche anhand von Produkten, Dienstleistungen oder dem jeweiligen Leistungsumfang angestellt. Ziel ist meist eine Reduktion der Kosten sowie eine Verbesserung des angebotenen Produkts.
- Prozess-Benchmarking: Durch den Vergleich der internen Vorgehensweisen und einer Analyse der Kernprozesse kann hier eine Prozessoptimierung sowie Leistungssteigerung erreicht werden.
- Performance-Benchmarking: In diesem Fall werden ausschließlich die eigenen Leistungen sowie diejenigen der Vergleichskanzlei analysiert. Ziel ist eine Verbesserung der Positionierung am Markt.
- Strategisches Benchmarking: Für langfristige Entscheidungen und bereichsübergreifende Veränderungen ist diese Art des Benchmarketing am besten geeignet. Es ist im Vergleich zum Leistungs- und Prozess-Benchmarking objektiver und für wirklich grundlegende Änderungen der Strategie eines Unternehmens hilfreich. Verglichen werden dabei Erfolgsfaktoren und Wettbewerbsvorteile, mit dem Ziel eine verbesserte Unternehmensstrategie zu entwickeln und wiederum sich selbst Wettbewerbsvorteile zu verschaffen.
Die größten Herausforderungen im Benchmarking von Kanzleien
Beim Benchmarking-Vergleich von Kanzleien kommt es immer wieder zu Herausforderungen, die es zu beachten gilt. Wie finde ich z.B. heraus, welche Steuerberater oder Rechtsanwälte Best-in-Class sind und anhand welcher Kennzahlen ist das eigentlich auszumachen? Unterstützung erhält man hier von Unternehmen, die auf Steuerberater spezialisiert und neben Know-how vor allem über langjährige Erfahrung verfügen.
Ein weiteres Problem kann auch die Größe der Kanzlei und die damit verbundenen Voraussetzungen für ein Benchmarking darstellen. In kleinen Büros mit nur wenigen Angestellten fehlt beispielsweise oft die Transparenz und Dokumentation der Daten und Kennzahlen, was den Benchmarking-Prozess und die interne Datenbeschaffung oft nur schwer durchführen lässt.