Benchmarking Steuerkanzlei – Als Steuerberater von den Besten lernen und der Beste werden

Benchmarking bedeutet, sich mit den Besten, der sog. Benchmark zu messen und auf Basis der Erkenntnisse noch besser zu werden. Ausgangspunkt für die Ãœberlegungen ist die Analyse der eigenen Kanzlei-Stärken und -Schwächen anhand eines Vergleichs mit relevanten Wettbewerbern. Mit diesem Vergleich sollen bessere Methoden und Praktiken identifiziert und verstanden, um dann auf die eigene Situation angepasst und integriert zu werden. Diese Methode zählt zu den aufschlussreichen Möglichkeiten, um die eigene Kanzlei noch erfolgreicher zu machen.
Die Benchmark-Analyse ist dabei mehr als ein klassischer Betriebsvergleich auf Basis von finanzwirtschaftlichen Kennzahlen wie z.B. Umsatz- oder Kostengrößen und berücksichtigt auch die Arbeitsprozesse einer Kanzlei.

Wer den Vergleich scheut hat schon aufgehört besser zu werden (H. Geisel)

Vergleichbarkeit einer Steuerkanzlei

Jede Steuerkanzlei ist so individuell wie ihre Steuerberater und Mitarbeiter. Und doch sind z.B. die Prozesse in der Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung oder Steuererklärung gut miteinander vergleichbar. So wird es möglich, der Grundidee des Benchmarkings zu folgen und festzustellen, welche Unterschiede bestehen, warum diese Unterschiede bestehen und welche Verbesserungsmöglichkeiten es gibt.

Für eine optimale Vergleichbarkeit werden Steuerkanzleien ähnlicher Umsatzgrößen mit einander gemessen und bieten dadurch aussagekräftige Informationen zur Weiterentwicklung der eigenen Kanzleistrategie.

Vorteile im Benchmarking für eine Steuerkanzlei

Das Feedback aller Teilnehmer ist eindeutig. Neben dem Vergleich betriebswirtschaftlicher Kennzahlen und dem Einblick in aktuelle Marktentwicklungen ist der gegenseitige Erfahrungsaustausch mit Kollegen im Benchmarking einer der wichtigsten Erkenntnisgewinne für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Aus diesem Grund haben wir den Ablauf so gestaltet, dass ein offenes Gespräch z.B. zu Arbeitsprozessen, Führungsmethoden oder zur Personalgewinnung fixer Bestandteil aller Termine ist.

Weitere Vorteile im Überblick:

  • Bestimmung der eigenen Kanzleiposition im Vergleich zu Kollegen
  • Identifikation von Optimierungspotentialen für die Kanzlei
  • Erkenntnis zu Handlungsmöglichkeiten und Vorgehensweisen auf Basis des Erfahrungsaustausch 
  • Identifikation von Potentialen für gemeinschaftliche Entwicklungen
  • Know-how-Gewinn und Wissenstransfer zu Strategien und Methoden

Ablauf Benchmarking Steuerkanzlei

Wir führen unsere Benchmarking-Termine immer in Gruppen von 6 - 8 Kanzleien vergleichbarerer Umsatzklassen durch. Unter der Leitung von DHP treffen sich alle Kanzleien einer Benchmark-Gruppe 4 mal pro Jahr, um sich zu den aktuellen Kennziffern und Kanzleithemen auszutauschen.

Im Rahmen der Terminvorbereitung liefern alle Kanzleien an DHP ihre Quartalswerte auf Basis eines speziellen Kennzahlenrasters. Diese Daten werden von DHP erfasst und ausgewertet.

Der quartalsweise durchgeführte Benchmarking Workshop ist durch die Vorstellung, Analyse und Beurteilung der erhobenen Daten sowie der Einpositionierung in Form von Rankings bzw. des Best Performers charakterisiert. Im aktiven Austausch mit allen Kanzleien werden dann die Ursachen für die aktuellen Positionierungen und mögliche Verbesserungsmaßnahmen mit allen Teilnehmern besprochen. Zusätzlich zu den Kanzleikennziffern und dem Erfahrungsaustausch präsentiert DHP branchenspezifische Inhalte zu aktuellen Kanzlei-Themen.
Im Anschluss werden Verbesserungsmaßnahmen der einzelnen Teilnehmer sowie die Möglichkeiten zur Ergebnis- und Fortschrittskontrolle definiert. Diese Schritte sind wiederum Ausgangspunkt für das nächste Benchmarking, das erneut in die Vergleichsphase eintritt. Zum Abschluss äußern die Teilnehmer noch mögliche Wunschthemen für den nächsten Benchmarking Workshop und bestimmen gemeinsam die Prioritäten der Themen.

Benchmarking Teilnehmer und ihrer Fragen

Wo finden die Benchmarking Workshops statt?

Die Benchmark Workshop finden an ausgewählten Standorten in ganz Deutschland statt. DHP wählt dazu immer einen optimalen Standort für alle Kanzleien der jeweiligen Benchmarkgruppe aus.

Wie ist die Konkurrenzsituation im Benchmarking?

Jedes Benchmarking wird durch die Zusammensetzung und Offenheit seiner Teilnehmer bestimmt. Für besonders aussagekräftige Ergebnisse ist es daher vorteilhaft, Kanzleien ähnlicher Struktur und Größe zusammenzuführen. Zur Vermeidung von Konkurrenzsituationen achten wir darauf regionale Überschneidungen zu vermeiden. Zudem verabschieden alle Teilnehmer bereits in der Einstiegsphase gemeinsamen einen Verhaltenskodex (Code of Coduct), in dem sie die Spielregeln für die Zusammenarbeit definieren.

Wie hoch ist der Vorbereitungsaufwand für mich als Steuerberater?

Zeit ist in der Steuerberatung ein knappes Gut. Aus diesem Grund haben wir darauf geachtet, dass der Aufwand im Vorfeld der Benchmarktermine für die Kanzleien so gering wie möglich ist. Die Ermittlung der Quartalswerte für das spezielle Kennzahlenrasters erfolgt auf den Werten der Finanzbuchhaltung ergänzt um zusätzliche Kennziffern der Produktivität. Diese Daten sollten sie ohne Probleme auf Basis ihrer Kanzleisoftware (z.B. DATEV) ermitteln und übertragen können.

Wie viele Teilnehmer sind in einem Benchmarking Workshop?

Jeder Benchmarking Workshop setzt sich aus 6 - 8 Kanzleien und somit auch 6-8 Personen zusammen. Teilweise gibt es Kanzleien, die von mehreren Partnern geführt werden. Nach Abstimmung mit allen Teilnehmern können in diesen Fällen auch mehr als 8 Personen an einem Benchmarking Workshop teilnehmen.

»» Seit dem Beginn der Kanzleigründung arbeite ich mit DHP zusammen. Ich kann mir nichts besseres vorstellen. Fachwissen, DATEV Know-how und Kreatvität aus einer Hand, so etwas findet man nicht noch einmal. ««

Jög Eckstädt, Das Steuerbüro

White Paper

Im White Paper "Benchmarking Steuerberatung" haben wir die Basics für Sie zusammengefasst.
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