Wer nicht „digitaler“ wird, verliert! Das ist schon seit geraumer Zeit die Devise, denn wer nicht rechtzeitig auf den Zug aufspringt, riskiert, abgehängt zu werden – und das betrifft alle Branchen. Um nicht nur weiterhin am Markt zu bestehen, sondern sich vor allem auch gegen Wettbewerber zu behaupten, entschied sich die TOP Steuerkanzlei Vellante aus Otterfing dazu, spezielle Beratung zur Digitalisierung anzubieten. So unterstützen sie bspw. mittelständische Unternehmen bei ihrem Digitalisierungsprozess – und das mit großem Erfolg.
Laut Thomas Vellante, Steuerberater und Inhaber der Steuerkanzlei aus Otterfing sind sich immer mehr mittelständische Unternehmen durchaus bewusst, dass sich in ihren Betrieben hinsichtlich der Digitalisierung einiges tun muss. „Viele Unternehmen nutzen bereits in Sachen Buchhaltung und Büroorganisation digitale Konzepte“, sagt er. Aber auch wenn nahezu überall, mehr oder weniger digitale und automatisierte Dienste zum Einsatz kommen, besteht in jedem Fall weiterhin Beratungs- und Entwicklungsbedarf. Leider kommt es immer noch viel zu häufig vor, dass Unternehmen die Potenziale des Digitalwerdens nicht hinreichend erkennen oder schlicht die damit verbundenen Vorteile nicht wahrnehmen. Doch woran liegt das? Thomas Vellante ist sich sicher, die Bereitschaft und die Lust, etwas am bisherigen System zu ändern ist nicht immer da. „Wenn ich ein System verändere ist das zuerst immer mehr Aufwand, das ist klar! Aber auf lange Sicht lohnt sich die Veränderung erheblich“, sagt er.
Arbeitgeber- und Arbeitnehmer Diskrepanz: Die einen wollen digital werden, die anderen nicht?
Das Problem ist oft auch die Diskrepanz zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmeransichten. Erkennen Erstere die Chancen der Digitalisierung, sind es oftmals die Mitarbeiter die nicht mitziehen und das Ganze blockieren. „Wir hatten diesen Fall schon bei 2, 3 Mandanten“, sagt er. Eine mögliche Lösung dieses nicht ganz unerheblichen Problems sieht Vellante in der zusätzlichen Schulung der Mitarbeiter. „Man muss einfach mehr machen, um das Interesse am Thema zu wecken und die Bereitschaft zu fördern, etwas zu ändern.“ Die Kanzlei bietet aus diesem Grund auch Schulungsprogramme zum Thema Digitalisierung für andere Steuerkanzleien an.
Digitalisierung im Mittelstand
Viele Praxisbeispiele für Digitalisierung im Mittelstand vermitteln den Eindruck, dass es im Grunde nur um die digitale Steuerung von Maschinen und die Automatisierung von Arbeitsabläufen geht. Das sind jedoch keine wirklich neuen Themen. Der Steuerberater sagt auch, dass zunehmend Schnittstellen und nicht nur rein prozess- oder produktionsspezifische digitale Konzepte wichtig werden. „Derzeit machen sich viele Unternehmer das Leben schwer. Daten liegen vor, die man theoretisch nutzen könnte, aber man macht es dann doch anders“, sagt der Steuerberater. An vielen Ecken fehlt ein Prozess-Verständnis.
Eine der Leistungen die die Kanzlei Vellante deshalb anbietet, ist es, Mandanten direkt vor Ort zu betreuen und deren Software zu prüfen sowie mögliche Schnittstellen zur DATEV Software zu finden und einzurichten. Das ist deshalb so wichtig, da Softwareanbieter häufig selbst nicht genug über die Möglichkeiten der Schnittstellen Bescheid wissen oder die Anforderungen der Kanzlei sowie der DATEV nicht kennen. Die Betriebe werden mit ihrem Problem also schlichtweg allein gelassen. Und selbst wenn Fachwissen vorhanden ist, so ist die Betreuung durch Servicemitarbeiter des Softwareanbieters meist zu teuer. Damit scheitert die Digitalisierung schon bevor sie angefangen hat, obwohl theoretisch alle Daten vorliegen, nur eben die Kommunikation der Systeme untereinander nicht möglich ist. Dabei können derartige Softwareschnittstellen so Vieles erleichtern! Denn durch deren Einrichtung können Daten automatisch transferiert werden, ohne dass der Mandant dadurch einen Aufwand erfährt.
Wie treibe ich den digitalen Wandel am Besten an?
Doch wie er berichtet, gibt es auch durchaus Positives in der Zusammenarbeit mit Mandanten zu verzeichnen: „Wir haben Erfahrungen mit digitalen Finanzberichten und Jahresabschlüssen, die elektronisch an Banken und Finanzbehörden übermittelt werden, gemacht. Die Beteiligten waren sehr begeistert. Man sieht also, dass das Interesse nicht überall fehlt.“
Um den digitalen Wandel also konkret voranzutreiben rät er dem Mittelstand, sich stets in der eigenen Branche umzuschauen und Augen und Ohren offen zu halten. So rät er Unternehmen, sich Fragen zu stellen wie: „Was tut sich da? Was kann ich in meinem Betrieb ändern?.“ Der erste Schritt ins Digitalwerden besteht meist in der Digitalisierung der Büroorganisation, was durchaus in allen Branchen ein Thema ist. „Hat man damit einmal angefangen, kann man einen Schritt weiter gehen und Instrumente der digitalen Verfahrensdokumentation nutzen“, sagt der Steuerberater. Auch die digitale Finanzbuchhaltung wäre laut ihm ein wichtiger und guter Einstieg, denn viele Steuerberater nutzen Software-Systeme, die über Schnittstellen mit der digitalen Buchhaltung von Mandanten zusammenarbeiten. So auch die Kanzlei Vellante aus Otterfing. Das erleichtert nicht nur betriebsinterne Prozesse und Abläufe für den Unternehmer selbst, sondern vielmehr auch die Zusammenarbeit mit den externen Steuer- und Rechtsberatern. „In manchen Unternehmen werden Rechnungen bis heute zwei mal ausgedruckt und in Ordner abgeheftet – das wird durch das digitale Buchen alles überflüssig.“ Das spart nicht nur erheblich Zeit, sondern auch Kosten und Aufwand sowie Unmengen an Papier. „Speziell im Lohnbereich stellen wir Tools zur Verfügung, mithilfe derer Mandanten Daten vorliefern können, die wir dann einsehen und unmittelbar weiterverarbeiten können“, sagt er. Derartige Tools finden sich unter anderem gebündelt in der Software „Unternehmen online“, die die Kanzlei Vellante schon seit geraumer Zeit nutzt und weiter empfiehlt. „Wir versuchen dadurch, unsere Mandanten langsam an die Digitalisierung heranzuführen“, sagt er.
Auch in Sachen Mahnwesen und Skonti können durch digitale, automatisierte Konzepte enorme Einsparungen und Arbeitserleichterungen erzielt werden. Vellante spricht aus Erfahrung: „Man erlebt es immer wieder bei kleinere Unternehmen, dass Skonti-Fristen überschritten oder Mahnungen nicht geschrieben werden. Das bringt sie oftmals an den Rande des finanziellen Engpasses.“
Der Steuerberater aus Otterfing sagt auch, dass gerade bei Steuerkanzleien oftmals das Know-how für derartige Softwares fehlt. „Es kommt immer wieder vor, dass Systeme nicht richtig konfiguriert werden und deshalb falsche Daten geliefert werden, die wir im Nachhinein nicht mehr überprüfen können“, sagt er. Deshalb ist es durchaus hilfreich, mit IT-Spezialisten zusammen zu arbeiten. Denn diese können Schnittstellen sauber bespielen. Eine Vernetzung der beiden Bereiche von Steuerberatung und IT ist laut ihm also durchaus wünschenswert und bringt für alle Beteiligten einen erheblichen Nutzen.
TIPP VOM EXPERTEN: Augen und Ohren offen halten und sich dem Thema Digitalisierung nicht verschließen! Denn Digitalisierung betrifft uns alle, ganz gleich welcher Branche.
Zusammenarbeit mit DHP
Unterstützung bekam die Kanzlei um Thomas Vellante durch DONGUS HOSPACH PARTNER, Experten für Marketing- und Strategieberatung. Besonders in Fragen wie „Wir muss sich die Kanzlei aufstellen? Wie muss sie intern strukturiert sein? Wie soll der Auftritt nach außen aussehen?“ stand DHP dem Steuerberater zur Seite. „In Sachen Personal waren wir bereits sehr gut aufgestellt, DONGUS HOSPACH PARTNER half uns dabei, unsere Ressourcen effizienter zu nutzen und die Kommunikation nach außen – über die Webseite und Newsletter, zu optimieren.“