„Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte!“ – Dieser Devise folgend gestalten immer mehr Menschen ihre Präsentationen mit Bildern und Grafiken. Diese Tendenz zeigt sich sowohl in beruflichen Sphären wie Unternehmen als auch im Privaten. Eine Möglichkeit, smarte Grafiken zu erstellen bietet das PowerPoint SmartArt-Tool. Wir informieren Sie im folgenden Artikel über die Möglichkeiten von SmartArt und zeigen Ihnen, wie auch Sie mit SmartArt professionelle Grafiken erstellen und so ihre PowerPoint Präsentation gestalterisch aufwerten!

SmartArt – Was ist das eigentlich?

Unter SmartArt versteht man zunächst einmal eine visuelle Darstellung von Informationen, Ideen oder sonstigen Inhalten. Ein Vorteil ist hier, dass je nach Art, Umfang und Bedürfnissen ganz individuelle Grafiken erstellt werden können – Und das spielerisch einfach! Wichtig zu wissen ist auch, dass SmartArt Grafiken sowohl in Microsoft PowerPoint, Word sowie Excel erstellt werden können. Weiterhin gibt es die Möglichkeit die jeweilige SmartArt Grafik durch zusätzliche Effekte wie Schatten, Spiegelungen, Glühen, weiche Kanten oder 3D anzupassen.

Was kann PowerPoint SmartArt?

SmartArt ermöglicht es, komplexe oder simple Sachinhalte in Form visueller Gestaltungsformen darzustellen. So können bspw. Diagramme, Infografiken oder ganz abstrakte Darstellungsformen erstellt und Teil einer PowerPoint Präsentation oder eines Word Dokuments werden. Nutzer können dabei entscheiden, ob die Grafik anhand eines festen Schemas und einer definierten Farbpalette oder frei gestaltet werden soll. Je nach gewählter PowerPoint Vorlage bzw. Layout und Design können auch die Farbschemata variieren. 

Welche SmartArt Typen gibt es?

SmartArt bietet acht verschiedene Gestaltungstypen, von denen jede für sich wiederum vier bis 45 unterschiedliche Designs/ Layouts aufweist. Zu den Gestaltungstypen gehören:

  • Liste
  • Prozess
  • Zyklus
  • Hierarchie
  • Beziehung
  • Matrix
  • Pyramide
  • Bild

Bevor nun eine dieser Typen ausgewählt wird, sollte man sich hinreichend überlegen, welche Informationen vermittelt werden möchten – Denn nicht jeder SmartArt Typ eignet sich naturgemäß für jedes Vorhaben. Wurde ein bestimmter Typ gewählt, erweist sich jedoch im weiteren Bearbeitungsverlauf als unbrauchbar oder ungenügend, so kann mit einem Klick sowohl der Typ als auch das Layout / Design gewechselt werden. 

Abbildung 1: Auswahl SmartArt Typ und Layout (Liste)
Abbildung 2: Auswahl SmartArt Typ und Layout (Prozess)

Verwendungsbeispiele der SmartArt Kategorien

  • Liste: Darstellung von nicht sequenziellen Informationen wie bspw. Aufzählungen von Arbeitsgruppen, Maßnahmen, Leistungen etc.
  • Prozess: Aufzeigen von Schritten in einem Prozess oder im zeitlichen Verlauf wie bspw. der Aufbau eines Unternehmens oder einer Marke, Anleitungen, Business Pläne etc.
  • Zyklus: Aufzeigen eines kontinuierlichen, wiederkehrenden Prozesses wie bspw. das Vorgehen bei Bewerbungs- oder Einstellungsgesprächen, Routinen etc.
  • Hierarchie: Organigramme bspw. eines Unternehmens bzw. einer Unternehmensstruktur, Aufzeigen einer Entscheidungsstruktur, Familienstammbäume etc. 
  • Beziehung: Veranschaulichen von Verbindungen bspw. zwischen Unternehmen und Tochterunternehmen, Vertragspartnern, Wirkstoffen, Arbeitspaketen etc.
  • Matrix: Veranschaulichen einer Teil-Ganzes Beziehung bspw. bei SWOT Analysen oder Business Plänen
  • Pyramide: Aufzeigen proportionaler Beziehungen wie bspw. Ernährungspyramiden, Aufgabenpakete etc.

Der Textbereich

Je nach SmartArt Kategorie und Layout kann der Textbereich variieren. Das folgende Beispiel zeigt den Textbereich einer SmartArt Liste. Texte können hier sowohl im linken Fenster, als auch in der Grafik direkt bearbeitet werden. Weiterhin könnten im linken Fenster Textfelder hinzugefügt oder entfernt sowie neu geordnet werden.

Abbildung 3: Musterauswahl Liste, Textbereich der SmartArt Grafik

Soll ein Unterpunkt zusätzlich untergliedert bzw. eingerückt werden, kann dies durch Klicken auf den blauen Pfeil erreicht werden. Weiterhin können selbstverständlich auch Schriftart, Größe und Farbe des Textes bearbeitet werden.

Abbildung 4: Textabschnitte im Textbereich der SmartArt Grafik einrücken bzw. weiter untergliedern

In 5 Schritten zur SmartArt Grafik – Eine Anleitung

Schritt 1: Grundsätzliche Überlegungen zum Vorhaben und den gestalterischen Eigenheiten
Welche Informationen/ Sachverhalte sollen vermittelt werden? Welche Darstellungsform bzw. welcher SmartArt Typ und welches Layout eignet sich hierfür besonders? 

Schritt 2: Auswählen einer SmartArt Kategorie

Schritt 3: Füllen des Textbereichs

Schritt 4: Anpassen des Textbereichs 

Hier können Änderungen in Sachen Schriftart, Schriftgröße und Farbschema vorgenommen werden. 

Schritt 5: Einbetten von Effekten

In diesem Schritt können ggf. Spezial-Effekte wie Fülleffekte, 3D, weiche Kanten oder Animationen eingefügt werden.

Musterbeispiel einer SmartArt Grafik

Im Folgenden haben wir eine originelle SmartArt Grafik zum Thema Businessplan erstellt. Gewählt wurde hierfür der Darstellungstyp Prozess.

Abbildung 5: Musterbeispiel SmartArt Grafik, Business Plan

Steht nun das Layout, kann nachträglich noch das Design verändert werden, wie bspw. das Einfügen einer Box. Hierfür können entweder alle oder nur bestimmte Textbereiche ausgewählt werden, wie die folgende Abbildung zeigt: 

Abbildung 6: SmartArt Grafik formatieren

PowerPoint SmartArt bietet hier direkt die Auswahl innerhalb eines Farbschemas (hier blau-grün) an. Die Wahl dieses vorgeschlagenen Farbschemas ist jedoch keine Pflicht, auch alle anderen Farben der Palette können genutzt werden. Klickt man nun auf das kleine blaue Symbol neben dem Farbeimer (siehe orangener Pfeil), können die zuvor erwähnten Effekte eingefügt werden. Es öffnet sich folgende Maske: 

Abbildung 7: SmartArt Spezialeffekte einfügen

Das folgende kurze Video zeigt, was die unterschiedlichen Effekte des Microsoft SmartArt Tools können. 

Video 1: Spezialeffekte SmartArt anhand eines Beispiels

Zeichnen mit PowerPoint

Neben den genannten Möglichkeiten des SmartArt Tools bietet PowerPoint außerdem die Option, direkt auf den Folien zu zeichnen und so Grafiken zu erstellen. Hierfür stellt PowerPoint verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, mit denen beliebige Formen realisiert werden können. Hierzu gehören unter anderem durchgezogene und gestrichelte Linien, Pfeile, Kästen, Kreise, Blasen, Formelformen, Sterne und Banner und Legenden. 

Schritt-für-Schritt Anleitung zum Zeichnen in PowerPoint

Schritt 1: Öffnen Sie Ihr Microsoft PowerPoint Programm, wählen Sie eine Vorlage

Schritt 2: Klicken Sie auf „Formen“ (in der Abb. markiert mit orangem Pfeil)

Abbildung 8: Zeichnen in PowerPoint

Schritt 3: Es öffnet sich die in Abb. 9 gezeigte Maske. Hier können Sie nun nach belieben die Formen und Linien auswählen, die Sie für Ihre Grafik benötigen. 

Abbildung 9: Formauswahl PowerPoint
Abbildung 10: Musterbeispiel eines Diagramms, erstellt mit den PowerPoint Zeichen Tools

Schritt 4: Haben Sie eine Auswahl getroffen, können Sie die Formen zusätzlich hinsichtlich Farbe, Größe, Fülleffekten, Transparenz bearbeiten. Hierfür klicken Sie einfach per Doppelklick auf die jeweilige Grafik, die sie anpassen möchten. Es öffnet sich oben in der Leiste ein neuer Reiter „Formformat“, klicken Sie hier und die Maske mit Anpassungsmöglichkeiten erscheint. Um alle Formen gleichzeitig auf die selbe Art und Weise zu bearbeiten, markieren Sie wie im Video gezeigt einfach alle Elemente der Grafik. 

Video 2: Form Elemente in PowerPoint auswählen und gemeinsam formatieren