Mit der digitalen Technik ändern sich die Prozesse in vielen Berufen, kaum eine Branche bleibt davon unberührt. Es ist sicher nicht übertrieben, von einer regelrechten Zeitenwende zu sprechen. Und das tut Marco Hess mit Blick auf die Steuerberatung, wenn er sagt: „Die Digitalisierung, die vor etwa zehn Jahren begann, wird die Bearbeitungsprozesse innerhalb der Kanzlei total verändern. Eine solche Revolution in der Art und Weise der Steuerberatung hat es schon lange nicht mehr gegeben.“ Wer die Digitalisierung nur anpackt, weil das Finanzamt dazu übergeht, nur noch elektronische Belege anzunehmen, hat den Ernst der Lage nicht begriffen und läuft Gefahr, über kurz oder lang vom Markt verdrängt zu werden. Dabei birgt die Veränderung Chancen. Und die nutzt die Steuerkanzlei Hess in Buchen. Sie hat sich dem Thema Digitalisierung verschrieben und unterstützt nicht nur ihre Mandanten bei diesem Prozess, sondern sieht sich durchaus auch als Partner für Kollegen. Hess bestätigt: „Wir beraten andere Steuerkanzleien, die sich der Digitalisierung stellen.“
Anstehende Veränderungen in Sachen Digitalisierung für Steuerberater
„Durch die Digitalisierung werden Prozesse in der Buchführung, im Jahresabschluss und bei den Steuererklärungen in einigen Jahren automatisiert sein“, skizziert Hess die anstehenden Veränderungen. „Dadurch werden die Bearbeitungszeiten verkürzt, in den Kanzleien und bei den Mandanten selbst.“ Der Steuerberater, der auch noch Fachanwalt für Steuerrecht ist, folgert daraus, dass das bisherige Honorar aufgrund dieser Zeitersparnis nicht gehalten werden kann. Es sei denn, die Steuerkanzleien erweitern ihr Angebot. „Die betriebswirtschaftliche Beratung, das Controlling und die Unternehmensberatung werden an Bedeutung gewinnen“, erklärt Hess. „Steuerberater werden noch stärker Wegbegleiter ihrer Mandanten sein, in beruflicher wie in privater Hinsicht.“ Ein Vorteil, den es zu nutzen gilt. Denn gegenüber klassischen Beratern seien Steuerberater deutlich näher an ihren Kunden dran. „Dem Mandanten bietet die letzte Ausbaustufe der Digitalisierung Zugriff auf nahezu Realtime-Auswertungen“, schaut Hess nach vorne. „In Zusammenarbeit mit seinem Steuerberater wird der Mandant sein Unternehmen optimal steuern und sofort reagieren können.“
Digitalisierung und Automatisierung
Oft wird im Zuge der Digitalisierung von der Automatisierung gesprochen. „Die Digitalisierung ist die Vorstufe zur Automatisierung und deren Voraussetzung“, unterscheidet Hess die beiden Begriffe. „Erst durch die Digitalisierung und einem Datenpool an Buchungsdaten und Belegen ist Künstliche Intelligenz in der Lage, selbstlernend automatisiert Buchungen durchzuführen.“
Der Steuerberater und Jurist hat die Erfahrung gemacht: „Unter der Automatisierung können sich die Kollegen noch wenig vorstellen.“ Umso wichtiger sei es, sich kundig zu machen und aktiv in das Thema einzusteigen. „Wer sich jetzt auf die Automatisierung und die damit verbundenen Veränderungen vorbereitet, kann davon profitieren.“
In etwa zwei Jahren, prognostiziert Hess, wird es einen Buchungsroboter geben, der Belege automatisch verbucht. Dafür werde schon geworben. „Bis sich das in der Breite durchgesetzt hat, vergehen sicherlich noch fünf Jahre.“ Doch auch die vergehen bekanntlich schneller als gedacht.
Wie wird meine Kanzlei digitaler?
Doch wie kann der Einstieg in die Digitalisierung idealerweise aussehen? Hess empfiehlt, den Wandel durch die eigenen Mitarbeiter in Angriff zu nehmen – durch Information und
Schulungen. Zudem hält er es für lohnend, kompetente Berater wie Dongus Hospach Partner einzubeziehen, die den Prozess der Digitalisierung Schritt für Schritt begleiten. „Solche externen Partner schaffen intern und bei den Mandanten die Grundlagen für die Digitalisierung, beraten sehr gut und begleiten den Wandel.“ Da seine Kanzlei in diesem Punkt schon fortgeschritten ist, bezeichnet Hess die Zusammenarbeit mit DHP als „ein Austausch auf Augenhöhe“. DHP unterstützt und berät die Steuerkanzlei im Odenwald auch in Sachen Marketing und Strategie. „DHP ist kompetent darin, unsere Alleinstellungsmerkmale, USPs (unique selling points) genannt, herauszuarbeiten und nach außen zu kommunizieren“, sagt Hess. „Zudem erfahren wir im Kollegenaustausch bei den vierteljährlichen Benchmarking-Treffen, die DHP leiten, sehr viel über die Arbeitsweisen, Strategien und Ausrichtungen anderer Kanzleien.“
DATEV Unternehmen online
Aktuell werden in der Steuerkanzlei Hess 45 Prozent der Buchhaltung mit der digitalen Plattform DATEV Unternehmen Online vorgenommen. Wie das vor sich geht, beschreibt Hess so: „Wir erhalten die Belege nur noch digital. Auswertung und Kommunikation verlaufen ebenfalls papierlos.“ Die DATEV-Plattform sei der Startpunkt für die Digitalisierung beim Mandanten und in der Steuerkanzlei. „Sie scannt Belege, verarbeitet und archiviert sie digital“, erläutert Hess. „Über die OCR Erkennung – OCR steht für optical character recognition bzw. Texterkennung – wird ein Zahlungsauftrag für eine Überweisung automatisch erstellt.“ Der Upload der Dokumente ist auch mit einer Smartphone-App möglich, die speziell verschlüsselt ist. Hess’ Mandanten können auch noch andere digitale Dienstleistungen in Anspruch nehmen: etwa Arbeitnehmer Online für die digitale Lohnabrechnung oder Freizeichnung Online, um Steuererklärungen und andere Dokumente digital zu signieren.
Ein entscheidender Punkt beim Umstieg ins Digitale ist die Datensicherheit. „Es ist sehr wichtig, einen EDV Dienstleister an der Hand zu haben, für den Datensicherheit oberste Priorität hat“, sagt Hess. Seine Steuerkanzlei hat sich für DATEV ASP entschieden. „Unsere, Serversysteme stehen im Rechenzentrum der DATEV in Nürnberg. Zusätzlich nutzen wir dieses Rechenzentrum auch als Backup und revisionssicheres Archiv.“ Um Gefahren aus dem Internet abzuwehren sollten die Computersysteme und digitalen Anwendungen eine Firewall und einen guten Virenschutz haben. Auch das wird in der Kanzlei in Buchen durch DATEV-Net gewährleistet.
Marco Hess ist bundesweit als DATEV-Referent unterwegs und hat in dieser Funktion schon vor unzähligen Berufskollegen über die Digitalisierung und ihre Folgen gesprochen. „Meine zentralste Botschaft ist: Wer nur deklariert – verliert!“ Steuerberater müssten ihr traditionelles Geschäftsmodelle umstellen, in dem der wesentlich Teil des Umsatzes in der Deklaration gemacht wird: mit der Buchhaltung, dem Jahresabschluss, der Lohnbuchhaltung. „Das alles wird im Zuge der Digitalisierung und Automatisierung deutlich weniger ins Gewicht fallen. Es gilt, sich bei den Mandanten als kompetente Berater in allen Finanzfragen, als Zusatzdienstleister sowie für Fragen rund um die Digitalisierung zu positionieren.“ Steuerberater hätten nun die einzigartige Möglichkeit, ihr Produktportfolio zu erweitern: zum Beispiel durch Angebote rund ums Mahnwesen, kompetentes Real-Time-Reporting, Lösungen für die Prozessoptimierung und anderes mehr. Hess ist überzeugt: „Nur wer heute damit beginnt, ist morgen noch wettbewerbsfähig.“
Der digitale Wandel bietet zahlreiche neue Möglichkeiten
Mit Blick auf die Zukunft seiner eigenen Steuerkanzlei und seines Spezialgebiets glaubt Hess, dass die Themen Digitalisierung und Automatisierung relevant bleiben, auch nach der Umstellungsphase. Schon allein, weil die damit verbundenen technischen Möglichkeiten einem ständigen Wandel unterliegen. Aber auch, weil es darum gehen wird, von den vielen Möglichkeiten diejenigen herauszufiltern, die optimal zum jeweiligen Mandanten und Anwender passen. „Unsere Aufgabe ist es zu erkennen, wie der Unternehmer und Nutzer tickt, und ihm individuelle Lösungen anzubieten, mit denen er sein Geschäft einfach und übersichtlich steuern kann.“
Aktuell ist die Steuerkanzlei Hess auf der Suche nach einem Mitarbeiter mit ausgewiesenen IT-Kenntnissen. Sind Programmierer und Softwarespezialisten in einer Steuerberatung tatsächlich notwendig, auch wenn sich diese Digitalisierung auf die Fahnen geschrieben hat? „Um dieses Thema komplett beraten und den gesamten Workflow – angefangen beim Rechnungseingang über ERP-, DMS- und Buchhaltungssysteme, die miteinander vernetzt sind, bis hin zum Rechnungsausgang – abbilden zu können, durchaus“, antwortet Hess. „Dafür muss man auch über die Schnittstellen zwischen den Anwendungen und deren Programmierung Bescheid wissen.“ Auch für die Betreuung von Mandanten aus der e-Commerce-Branche helfen Informatikkenntnisse weiter. „E-Commerce ist ein sehr komplexes Feld. Da geht es um IT genauso wie um europäisches Umsatzsteuerrecht. Es gibt bisher nicht viele Kanzleien, die sich darauf spezialisiert haben.“ Bisher! Ziemlich wahrscheinlich, dass sich das in der näheren Zukunft ändern wird.