Bereits in unserem letzten Fachartikel haben wir von den Möglichkeiten des elektronischen Rechtsverkehrs gesprochen. Im heutigen Beitrag soll es deshalb genauer das „besondere elektronische Anwaltspostfach“, das beA gehen.
Was ist das besondere elektronische Behördenpostfach?
Beim beA handelt es sich in erster Linie um ein Postfach für Rechtsanwälte zum elektronischen Rechtsverkehr. Das besondere elektronische Anwaltspostfach ersetzt damit das bisherige Verwaltungs- und Justizpostfach, das bereits den Austausch und die Übermittlung von Dokumenten und Gerichtsunterlagen auf digitalem Weg möglich machte. Da die einzelnen Regelungen hierzu sind jedoch von Bundesland zu Bundesland sehr unterschiedlich ausfielen, sollte die Rechtslage mit dem beA vereinheitlicht werden. Mittlerweile führen alle Gerichte bundesweit Rechtsgeschäfte elektronisch und sind über beA erreichbar. Umgekehrt können auch die Gerichte ihre Schreiben über das beA an die Anwälte versenden. Damit dient das besondere elektronische Anwaltspostfach der elektronischen Kommunikation zwischen Gerichten und Anwaltschaft sowie zwischen Rechtsanwälten.
Wie funktioniert das besondere elektronische Anwaltspostfach?
Das beA ist dabei ganz einfach über das Internet zu erreichen. Das Erscheinungsbild ähnelt dabei klassischen E-Mail-Postfachsystemen, wobei die einzelnen Funktionen im Hinblick auf die anwaltliche Tätigkeit angepasst bzw. erweitert wurden.
Möchte ein Anwalt bspw. eine neue Nachricht verfassen, kann er den Empfänger aus seinem Adressbuch oder aus einem globalen Verzeichnis auswählen. Ebenso kann der Posteingang belieb sortiert werden – so können Nachrichten bspw. einem bestimmten Aktenzeichen oder Verfahren zugeordnet werden. Überdies können auch beim beA, wie bei jedem anderen E-Mail-System, Anhänge hinzugefügt werden. Diese dürfen jedoch die Maximalgrenze von 30 MB nicht überschreiten. Im Vergleich zu herkömmlichen Postfächern ist jedoch die Betreffzeile für den Empfänger erst dann zu sehen, wenn die jeweilige E-Mail geöffnet wurde – das soll der Sicherheit dienen. Entsprechend werden lediglich Absender sowie Datum der Nachricht aufgeführt.
Ist das beA verpflichtend?
Ja. Bereits seit dem 01.01.2022 müssen Kanzleien am elektronischen Rechtsverkehr teilhaben. Das heißt, seither müssen Anwälte den Gerichten sämtliche Dokumente und Unterlagen in elektronischer Version zukommen lassen.
Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Als Grundvoraussetzung für die Nutzung von des beA gilt ein Computer mit Internetverbindung. Die Bundesrechtsanwaltskammer empfiehlt außerdem einen Arbeitsspeicher von mindestens 512 MB RAM sowie einen Inter-Prozessor. Auch für Datenrate gibt es Vorgaben: so sollte bspw. mindestens 2 Mbit/ Sekunde gegeben sein, damit schnell und reibungslos Dateien hoch- und runtergeladen werden können. Anmelden können sich Anwälte im Postfach dabei mit einer Sicherheitskarte und einer Geheimzahl. Als Sicherheitskarte kann bspw. die von der Bundesnotarkammer herausgegebene beA-Karte verwendet werden. Ebenso bedarf es zur Nutzung eines Kartenlesegeräts mit Tastaturblick, sodass qualifizierte elektronische Signaturen erzeugt werden können.
Wer ist die Zielgruppe des beA?
Primäre Zielgruppe des besonderen elektronischen Postfachs sind Kanzleien. Inhaber von Postfächern können dabei individuell festlegen, welche anderen Personen Zugriff erhalten – so können bspw. Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter sowie Kanzlei Kollegen unterschiedliche Befugnisse erteilt werden.
Wie funktioniert die Weiterbearbeitung der Mails in der Kanzlei?
Wie bei jedem anderen Mail-System von Hotmail & Co. kann auch im beA direkt auf Nachrichten geantwortet werden. Ebenso können Nachrichten an Dritte weitergeleitet werden. Eine Weiterleitung an Mandanten ist jedoch nicht möglich, da diese vom Gesetzgeber nicht als Nutzergruppe bzw. Zielgruppe des beA betrachtet werden.
Soll nun also eine E-Mail aus dem beA an einen Mandanten weitergeleitet werden, muss diese zunächst in das kanzleiinterne Mail-System exportiert werden. Dieser Export ist ganz einfach über eine Schnittstelle zur Kanzlei-Software möglich. Überdies soll das beA, so die Bundesanwaltskammer, nicht als Nachrichtenarchiv dienen, sondern vielmehr als Kommunikationsmittel. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, sämtliche Daten im eigenen System abzuspeichern. Eine andere Handhabung ist laut BRAK aus Kapazitätsgründen auch nicht möglich.
Wie kann auf das besondere elektronische Anwaltspostfach zugegriffen werden?
Um auf das besondere elektronische Anwaltspostfach zugreifen zu können, gibt es zwei Möglichkeiten: Nutzer können sich zum einen über den Internetbrowser anmelden. Zum anderen über eine Schnittstelle in der Kanzlei-Software einloggen.
Was gilt für Rechtsanwaltsgesellschaften?
Bei Rechtsanwaltskanzleien gibt es eine Besonderheit – denn hier wird nicht der einzelne Anwalt, sondern die Gesellschaft mandatiert. In diesem Fall müssen elektronische Dokumente und Gerichtsunterlagen an das beA-Postfach der Geschäftsführerin bzw. des Geschäftsführers adressiert werden. Dies könnte sich jedoch zum August dieses Jahres ändern.
Fazit zum beA
Wie wir bereits im vorigen Artikel kritisierten, hinkt die Digitalisierung gerade in der Justiz besonders hinterher. Wir von DONGUS HOSPACH PARNTER sind als Kanzleiexperten der Auffassung, dass das beA aus diesem Grund einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung im Rechtswesen markiert. Sie brauchen Hilfe bei der Umsetzung digitaler Prozesse? Oder möchten sich zur Digitalen Kanzlei aufstellen? Wir beraten Sie