Kanzleiorganisation - Beratung für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte.

Kanzleiorganisation

DONGUS HOSPACH PARTNER sind die Kanzlei Experten

 

Kanzleiorganisation – die Arbeit zur Optimierung der Abläufe und Prozesse in der Kanzlei hat eine direkte Auswirkung auf die Rentabilität und auch die Stimmung der Mitarbeiter in der Kanzlei.

So bestimmt z.B. die Kanzleiorganisation wie viele Mandanten in einer bestimmten Zeitspanne betreut werden können. Besonders in den Standardaufgaben der Steuerberatung wie z.B. die Lohnbuchhaltung oder die Finanzbuchhaltung lassen sich hier schnell gute Ergebnisse durch eine Optimierung der Organisation erzielen.

Was sind die entscheidenden Elemente in der Kanzleiorganisation?

Kanzleiorganisation

Eine gute Kanzleiorganisation wird durch viele Punkte bestimmt. Hier ein Überblick zu den wichtigsten Punkten, die im Rahmen einer Organisationsberatung angesprochen und überprüft werden:

Organisationsaufbau - Arbeitsabläufe

Der Aufbau der Organisation bestimmt die gesamten Arbeitsabläufe in der Kanzlei. Angefangen bei der Organisation des Sekretariats und den damit verbunden Aufgaben wie z.B. Postannahme, Postverteilung, Schreib- und Diktataufgaben bis hin zur Definition der Teamgrößen, Team- und Abteilungsleiter und dem Aufgabenfeld der Partner werden in der Organisationsberatung und dem Aufbau der entsprechenden Organigramme alle Punkte analysiert und definiert.

Informationsfluss bzw. Informationssysteme

Information ist das wichtigste Gut in der Kanzlei. Das beginnt bei der Gewinnung neuer Informationen zu den Veränderungen der Steuergesetze und endet beim Austausch der Mitarbeiter zu fallbezogenen Informationen, die für die Bearbeitung der Mandantenaufträge relevant sind. Für die Optimierung der Zusammenarbeit in der Kanzlei und mit den Mandanten ist es besonders wichtig, klare Kommunikationsprozesse zu haben. So wurde z.B. in der Vergangenheit nahe zu in jeder Kanzlei ein Posteingangs- und ausgangsbuch geführt, um immer einen klaren Nachweis über die Kommunikationsabläufe zu haben. Heute gibt es auf Basis der technischen Möglichkeiten eine Vielzahl von Lösungen, wie die Arbeit in der Kanzlei und der Austausch mit den Mandanten transparent und effektiv gestaltet werden kann.

Personaleinsatz

Jeder Mitarbeiter sollte seinen Fähigkeiten und Neigungen entsprechend optimal eingesetzt werden. Die Entwicklungen im Kanzleialltag und die hohe Innovationsgeschwindigkeit bei Softwarepartnern wie z.B. DATEV verlangt von den Mitarbeitern eine kontinuierliche Lernbereitschaft.
Für ein optimales Arbeitsklima ist es daher sehr wichtig, den Mitarbeitern mit allen Aufgaben in der Kanzlei immer eine Herausforderung zur Weiterentwicklung zu bieten und gleichzeitig damit keine Überforderung zu erzeugen.
Zu diesem Zweck wird im ersten Schritt erfasst, welche Aufgaben in einer Kanzlei anfallen. Dabei werden allen Bereiche berücksichtigt vom Posteingang über Aktenorganisation, Buchführung, EDV-Management bis zur Beratung der Mandanten.

Motivation der Kanzleimitarbeiter

Die Motivation der Mitarbeiter und die Zufriedenheit mit dem Arbeitgeber entscheiden über den Erfolg der Kanzlei. Speziell im Bereich der Steuerkanzleien sind Mitarbeiter zum größten Engpassfaktor geworden. Umso bedeutungsvoller wird die Optimierung der Organisation zur Steigerung der Motivation der Kanzleimitarbeiter. Ein gutes Arbeitsklima sorgt für beste Arbeitsergebnisse und die Chance über ein gutes Arbeitgeberimage immer wieder neue Mitarbeiter zu bekommen.

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